Presisering av regelverket knyttet til forlengelser av stipendiat- og opptaksperiode for stipendiater og postdoktorer som følge av korona/Covid 19

Målgruppen er postdoktorer og stipendiater som er ansatt og/eller er tatt opp på et ph.d.-program ved OsloMet.

Disse retningslinjene gjelder kun for forlengelser av ph.d. og postdoktor-løp, hvor forsinkelsen skyldes korona-epidemien, og hvor dette kan dokumenteres.

Forlengelser som skyldes forsinkelser av andre årsaker dekkes ikke av disse retningslinjene. Lovmessige permisjoner behandles etter normale rutiner, og i henhold til de regler og føringer som OsloMet har vedtatt i forbindelse med korona-epidemien.  

Gjeldende regler for forlengelser gjelder som normalt:

1. Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat § 2-3.:
   «For stipendiat kan ansettelsesorganet i særskilte tilfeller gi forlengelse av ansettelsesperioden for forhold som har vært til hinder for progresjonen i doktorgradsutdanningen. Slike forhold kan være særlige omsorgsbelastninger og uforutsette hindringer av arbeidsmessig art som ikke kan lastes stipendiaten. Når slike forhold medfører forsinkelse, kan det gis forlengelse av ansettelsesperioden, forutsatt at stipendiaten vil kunne fullføre doktorgradsutdanningen innen forlengelsestidas utløp.»
2. Forskrift om graden philosophiae doctor (ph.d.) ved OsloMet – storbyuniversitetet § 2-5. (2):
   «Ved forsinkelse kan fakultetet/senteret etter søknad forlenge opptaksperioden og fastsette ytterligere betingelser for forlengelsen. Søknaden skal inneholde en framdriftsplan og være anbefalt av veileder. Kandidatene har ikke rett til forlengelse av opptaksperioden ut over 6 år fra startdato for opptaksperioden. Ved permisjoner etter lov eller forskrift forlenges avtaleperioden tilsvarende.»
3. Retningslinjer for opptaksperiode på et ph.d.-program ved OsloMet – storbyuniversitetet:
   «Forlenget tid i programmet utover normert tid kan innvilges med ett år av gangen, maksimalt tre ganger, på grunnlag av søknad til doktorgradsutvalget ved fakultet/senter. Søknaden bør inneholde en fremdriftsplan og være anbefalt av ph.d.-kandidatens veileder. I tilfeller der veileder ikke anbefaler søknaden, kan dette overprøves av doktorgradsutvalget på fakultetet/senteret. Doktorgradsutvalget kan avslå en søknad om forlenget tid på programmet hvis utvalget mener at progresjonen er for dårlig.»

Med henvisning til ovenstående regelverk og i samsvar med OsloMets interesse og samfunnsansvar, presiserer viserektor følgende:

• Stipendiater og postdoktorer ansatt ved OsloMet kan etter individuell vurdering få forlengelse av ansettelsesperioden dersom omsorgsarbeid, eller andre spesielle omstendigheter, er til hinder for normal progresjon i doktorgradsarbeidet. Årsaker kan eksempelvis være beordring til tjeneste i helsevesenet/avgivelse til kritisk samfunnsfunksjon, vanskeligheter med datainnsamling, forsinkelse som skyldes stengte campusfasiliteter, m.m.

• Ph.d.-kandidater som blir forsinket utover 6 år på grunn av koronasituasjonen, kan etter individuell vurdering få forlenget opptak til ph.d.-programmet med en tilsvarende periode som forsinkelsens varighet. 

For øvrig:

• Fakultetets/senterets ordinære saksbehandlingsrutiner for behandling av søknader om forlengelser av opptaksperioden og ansettelsesforhold gjelder.
  • A) Søknader om forlengelse av kontrakter behandles normalt i HR-linja, mens søknader om forlengelse av opptaksperioden normalt behandles av de lokale doktorgradsutvalgene.
  • B)  Forlengelse av kontraktsperioden gir automatisk forlengelse av opptaksperioden. Da trenger ikke stipendiaten å søke to steder med samme formål.
  • C) Forlengelser av opptaksperioden (som ikke innebærer kontraktsforlengelser) behandles normalt i DGU. Dette gjelder for alle med eksternt ansettelsesforhold.
• Stipendiater må forholde seg til sin arbeidsgiver når det gjelder forlengelser av stipendiatkontrakter. Det betyr at stipendiater som ikke er ansatt ved OsloMet må forholde seg til sin egen arbeidsgiver når det gjelder spørsmål knyttet til egen stipendiatkontrakt, herunder forlengelser som følge av korona.
• Fakultetene/senterne oppfordres til å vise fleksibilitet i behandlingen av søknader om forlengelser på grunn av koronasituasjonen.
• Stipendiaten og postdoktoren må dokumentere årsakene til forsinkelse, og hvilke tiltak som er satt i verk, for å begrense forsinkelsen mest mulig. Slike tiltak drøftes og gjøres i samråd med veileder.
• Søknader for forlengelse sendes inn fortløpende. De som leverer eller avslutter sin stipendiatperiode i 2020 prioriteres foran andre søknader.