Saksgang etter vedtak - Ansatt
Retningslinjer for organisasjonsendring
Retningslinjer for organisasjonsendring er utarbeidet i tråd med styrets vedtak av 6. mars 2018, S-sak 11-2018 og gjelder fra 1. januar 2019.
Saksgang etter vedtak
-
Beslutningstaker
Informerer driftsenheten, med kopi til lokal HR, lokal ØK og Avd. HR.
Lokal HR
- avklarer tekniske konsekvenser med Avd. IKT.
- avklarer at navn og forkortelser er i henhold til OsloMets navnestruktur. Avd. HR kan bistå.
Lokal økonomiseksjon
- vurderer eventuelle behov for endring av kostnadssteder og/eller budsjettenheter og DBH-koder. Avd. ØK kan bistå.
Lokal driftsenhet
- Oversender vedtak/beslutning om endring til Avdeling for HR i P360, sammen med den nødvendige informasjon for implementering i fagsystemene, organisasjonskart m.v. i bestillingsskjema for organisasjonsendringer (.docx).
- Omfatter endringen mange ansatte kan det være hensiktsmessig at ansattlister i god tid før implementering bestilles fra HR-fellestjenester (nettskjema.no) etter denne malen for organisasjonsendringer (.xlsx), og at endringene innarbeides i regnearket som vedlegges bestillingsskjemaet.
-
Implementering
Avdeling for HR
- kvalitetssikrer organisasjonskoder til bruk i de ulike systemene. Finn oversikt over navn og koder (.xlsx).
- oppretter eller endrer SAP-enhetskoder.
- sender implementeringsmelding til alle administrative fagenheter ihh til ferdig utfylt bestilling av organisasjonsendring (.docx) som internt notat med oppfølging i elektronisk saksbehandlingssystem til fagenhetene, med kopi til driftsenheten endringen gjelder.
Lokal HR
- Foreligger det organisatoriske endringer i ansattforhold skal lokal HR informere den enkelte ansatte skriftlig om dette.
Administrative fagenheter
De administrative fagenhetene har ansvar for å iverksette endringsvedtaket i de fagsystem de drifter:
- Avd. ØK utfører nødvendige endringer i SAP, UBW, samt evt. andre berørte økonomisystem og DBH.
- Avd. IKT utfører nødvendige endringer i BAS og andre berørte system de drifter.
- Sek. SDI utfører nødvendige endringer i elektronisk saksbehandlingssystem.
- Avd. UTD utfører nødvendige endringer i Canvas og FS.
- Avd. FoU utfører nødvendige endringer i Cristin.
- Avd. SK utfører nødvendige endringer i organisasjonskartet, norsk og engelsk, og øvrige nødvendige endringer på www.OsloMet.no, samt intranett.
- Avd. ED utfører nødvendige endringer i adgangskontroll, låssystem, skilting mv.
Fagenhetene gir tilbakemelding til Avd. HR når implementeringen er gjennomført i systemene. Melding om endring vil, inntil annet blir bestemt, også gå pr. epost til epostlisten Varsling om organisatoriske endringer i fagsystemer.
Lokal driftsenhet
Oppdaterer sine egne sider på www.oslomet.no og ansattsidene - Avd. IKT besørger oppdatering av digital ansattkatalog.