Interne retningslinjer for konflikthåndtering

OsloMet skal skape et inkluderende og inspirerende arbeidsmiljø som stimulerer til samhandling, læring og utvikling.

OsloMet skal ha et godt ytringsklima.

Dette betyr at vi ønsker at våre medarbeidere skal oppleve trygghet i arbeidshverdagen, og være trygge på å kunne si fra om kritikkverdige forhold. Alle ansatte ved OsloMet skal kjenne til våre retningslinjer for konflikthåndtering, og det forventes at de ansatte aksepterer innholdet og opptrer i samsvar med dette.

OsloMet sin visjon er «Ny viten, ny praksis».

For å skape ny viten og ny praksis må vi utfordre det etablerte, og ha en kultur for faglig diskusjon. Vi må skape rom for ulike syn, og ha en kultur der enkeltmennesker er trygge på at konflikt og uenighet ikke går på bekostning av menneskeverd og helse. Våre ansatte skal formidle sin kunnskap og ytre sine synspunkter, men uten at dette skal krenke andre eller medføre utilbørlig respons fra kollegaer.

Målet med retningslinjene er:

• Å øke bevisstheten og forståelsen til ledere, ansatte og deres representanter omkring utilbørlig opptreden på universitetet.
• Gi ledere, ansatte og deres representanter på alle nivå på universitetet en handlingsorientert struktur for å identifisere, forebygge og håndtere problemer knyttet til utilbørlig opptreden.
• Å gi ledere og ansatte verktøy for å kunne forebygge og håndtere konflikter så tidlig som mulig for å unngå at situasjoner eskalerer.
• At konflikter mellom enkeltpersoner eller grupper ved OsloMet skal håndteres på en god og forutsigbar måte.

Virkeområde

Retningslinjene gjelder for alle enheter og alle ansatte ved OsloMet.

Omfang

Retningslinjene beskriver universitetets saksbehandling i konfliktsaker – både uformell behandling og formelle meldingsformer. Til konfliktsaker regnes forhold som faller inn under arbeidsmiljølovens bestemmelser om krav til det psykososiale arbeidsmiljøet;

• Arbeidet skal legges til rette slik at den enkeltes integritet og verdighet ivaretas (aml. § 4-3 (1))
• Arbeidstaker skal ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden (aml. § 4-3 (3))
• Aml. § 13-1 forbyr diskriminering.

Alle brudd på disse forhold vil i retningslinjene omtales som utilbørlig opptreden. For nærmere definisjoner av sentrale begrep i retningslinjene se vedlegg 1.

Varsling etter arbeidsmiljølovens bestemmelser i § 2 A-1 (2) omfattes ikke av disse retningslinjene. Det vises til universitetets varslingsveiledning.

Institusjonaliserte konflikter med egne spilleregler omfattes ikke av disse retningslinjene (f.eks. arbeidskamp/streik).

Ansvar

Begrepet leder i disse retningslinjene henviser alltid til ledere med personalansvar.

Leder med personalansvar har ansvar for at retningslinjene følges.

Leder kan på saklig grunnlag delegere konkrete oppgaver i en handlingsplan for konflikthåndtering, men kan ikke delegere bort ansvaret for å forebygge og håndtere konflikter og å gjenopprette et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Leder må derfor alltid sørge for å beholde en overordnet kontrollfunksjon slik at dette ansvaret ivaretas på en skikkelig måte.

Habilitet

Krav til forsvarlig saksgang gjør at ledere ikke kan håndtere saker de selv er part i. Lederen har i slike tilfeller ansvaret for å sørge for at klager håndteres av leder på nivået over – saker skal, ut fra et saksbehandlingsperspektiv, ikke håndteres på «lavest mulig nivå» men på «rett nivå». Ledere skal selv vurdere sin egen rolle og inhabilitet ved mistanke, klagebehandling eller varsling, og skal be om bistand fra lokal HR-enhet ved om de er usikre. Er man som leder selv part i saken, eller foreligger det andre forhold som er egnet til å svekke tilliten til lederens upartiskhet skal lederen altså ikke behandle saken.

Det er ikke noe galt i det å være inhabil, men man må i disse tilfellene overlate behandlingen av saken til leder på nivået over. Les mer om habilitet her.

Vær oppmerksom på at både ledere og verneombud er pliktige til å handle dersom de blir gjort kjent med hendelser eller forhold på arbeidsplassen og i arbeidsmiljøet som er, eller kan være, lovstridige. I henhold til arbeidsmiljøloven om medvirkningsplikten gjelder dette også andre ansatte som kolleger, HR-rådgivere, HMS-rådgiver etc., se vedlegg 2 .

Hvordan en situasjon oppleves vil være forskjellig fra person til person. Den som opplever seg som utsatt har til enhver tid flere valg. Figur 1 viser disse valgene, og den videre gangen i saksbehandling av konfliktsaker ved OsloMet.

0. Ingen handling

Selv om OsloMet ønsker at ansatte skal si ifra om vanskelige situasjoner på arbeidsplassen og i arbeidsmiljøet, har den som opplever seg utsatt for utilbørlig opptreden rett til å velge ikke å foreta seg noe i saken.

Dette valget innebærer imidlertid at man ikke kan spre informasjon om opplevelser og hendelser til kolleger og andre på arbeidsplassen. OsloMet aksepterer ikke under noen omstendighet reaksjoner (hevn) mot motpart, dette er også brudd på arbeidsmiljøloven.

Viktig å huske

Ledere og kollegaer skal sørge for at arbeidsgiver eller verneombud blir underrettet så snart de blir kjent med at det forekommer utilbørlig opptreden på arbeidsplassen - dette gjelder også fornærmede dersom han/hun er vitne til tilsvarende adferd mot andre. Dersom historier om uheldige episoder verserer som rykter og sladder, vil ikke motparten ha noen mulighet til å forklare seg i saken, kontradiksjon, og det vil heller ikke kunne iverksettes tiltak for å gjøre noe med situasjonen.

Selv om fornærmede velger ikke å handle på ett tidspunkt, har vedkommende likevel mulighet til, innen rimelig tid, å ta opp saken på et senere tidspunkt. Særlig gjelder dette om episoder gjentar seg, eller om situasjonen ikke forbedrer seg.

1. Uformell behandling

Den som opplever seg utsatt for uakseptabel adferd kan velge å søke rådgivning, og å forsøke å løse situasjonen gjennom uformelle samtaler og handlinger.

Det skal være rom for å anvende skjønn slik at en medarbeider kan diskutere saken i fortrolighet med andre for å søke råd. Det finnes rådgivere, f.eks. tillitsvalgte, som kan brukes i en slik situasjon og som kan bistå i å finne uformelle løsninger. 

Et annet viktig alternativ er at den som opplever seg utsatt for uakseptabel adferd selv tar kontakt med den eller de som står bak den opplevde ugjerningen, og gir tilbakemelding om sin opplevelse. Dette er imidlertid et valg den enkelte har, ikke en plikt.

2. Formell saksbehandling

Den formelle saksbehandlingen beskriver de tre forskjellige meldingsformene - søknad, varsel og klage - som er gjeldene for forhold knyttet til konflikter og utilbørlig opptreden ved OsloMet.

Søknad

• Søknad brukes når en medarbeider fremmer ønske/forslag om endring, skriftlig eller muntlig (f.eks. bytte av kontor, prosjekt etc.).
• Søknad er en forespørsel om tiltak i situasjoner der det enten ikke finnes noen klart definert motpart eller der man vurderer at problemet er ens egen opplevelse og reaksjoner mer en motparts atferd. Eventuell begrunnelse for søknad må ikke involvere påstander om tredjepart. Blir det framlagt påstander om tredjepart skal søknaden betraktes som en klage.
• Søknad kan brukes for å håndtere problemer og utfordringer som på sikt vil kunne resultere i begynnende konflikter.
• En søknad kan være muntlig eller skriftlig og skal leveres til nærmeste leder med personalansvar.

Leder skal vurdere søknaden, og hvorvidt den skal innvilges eller ikke, i samråd med søkeren. Søkeren skal alltid informeres om resultatet av søknaden, og gis en begrunnelse for utfallet.

Klage

Klage er melding om uheldige forhold fra den som opplever seg berørt, og som involverer en motpart som er påstått skyldig i disse forholdene.

På OsloMet ønsker vi å håndtere problemer så tidlig som mulig og på riktigst mulig nivå. Om noen opplever utilbørlig opptreden bør klagen tas opp med nærmeste leder. Dersom den ansatte opplever at leder, eller leder på nivået over, er part i saken, kan vedkommende henvende seg til leder av lokal HR-enhet. Hvis noen er i tvil om dette er en sak det bør melde fra om, eller om hvordan man bør gå fram, kan tillitsvalgte eller HR kontaktes - de vil kunne gi råd i saken (se vedlegg 2).

En klage om opplevd utilbørlig opptreden kan formidles både muntlig og skriftlig. I klagen må det tydelig fremkomme:

• Hvem som klager
• Hvem som anklages
• Hendelsesforløpet det klages på
• Tid og sted for de aktuelle hendelsene
• Navn på evt. vitner

Ved muntlig klage skal leder skriftliggjøre denne i form av et referat fra møtet der klagen fremsettes.

Når en leder har mottatt en klage kan ikke han eller hun unnlate å gjøre noe med denne.

Varsel

Universitetet skiller her mellom varsel i et saksbehandlingsperspektiv ved håndtering av personkonflikter, og varsling etter Varslingsveiledning for universitetet.

I disse retningslinjene defineres et varsel som en melding - en innrapportert observasjon - om uheldige forhold eller utilbørlig opptreden som ikke involverer den personen som sier ifra om forholdet. Dersom det viser seg at varsler selv er part i saken, vil det i retningslinjen defineres som en klage.

Det kan varsles om observerte forhold både muntlig og skriftlig. Det stilles ikke bestemte krav til form og innhold i varselet, men det er en fordel at det gis en så presis beskrivelse som mulig av saken:

• Hva det varsles om
• Hvor og når det skjedde
• Hvem som er involvert/vitner
• Eventuell kjennskap til tidligere saker

Jo mer utfyllende saksbeskrivelsen er, jo lettere vil det være for mottaker av varselet å følge opp saken.

Arbeidstakere kan varsle

• i linjen - til nærmeste leder eller lederen på nivået over,
• til verneombud,
• til tillitsvalgte eller
• til andre interne instanser som kan bidra til å løse saken.

Om det er forsøkt varslet i linjen uten at det er blitt gjort noe med saken, eller om varsleren mener at saken vanskelig kan løses i linjen, kan den bringe den opp på universitetsnivå. Det vises da til Varslingsveiledning for universitetet.

Varsling på universitetsnivå skal ikke erstatte ordinær konfliktløsning og kommunikasjon med ansvarlige ledere, men skal være en tilleggskanal når kritikkverdige forhold ikke lar seg løse i linjen.

Saksbehandling ved varsel er den samme om ved klage.

Leder har plikt til å opprettholde et fullt forsvarlig arbeidsmiljø mens undersøkelser pågår. Aktivitetsplikten på dette stadiet i saksbehandlingen behøver ikke ta stilling til skyld, men skal sikre alle parter underveis. Avhengig av situasjon og behov skal leder gjøre en vurdering i forhold til om det er nødvendig å iverksette kortsiktige tiltak, f.eks. skjerming, mens saken pågår.

Undersøkelse av de faktiske forhold i saken

For å sikre god håndtering av konflikter er korrekt saksgang viktig. Når arbeidsgiver får beskjed om at det forekommer utilbørlig opptreden i enheten, skal leder aller først undersøke de faktiske forholdene i saken.

Kontradiksjon

Kontradiksjon er partenes rett til å få komme med sine anførsler, og til å få imøtegå det motparter eller andre har anført i sakens anledning (Einarsen og Pedersen 2011).

Ved klage vil ikke avsender kunne være anonym. Arbeidsgiver har ikke mulighet til å håndtere en klage dersom det ikke oppgis hvem som er involvert. Den som klager må regne med å måtte forklare saken under undersøkelsene, og den som påklages har krav på å få informasjon om klagen og til å uttale seg om saken.

Alle ansatte har rett til å ta med seg en person vedkommende har tillit til, for eksempel en tillitsvalgt, i møter som gjelder arbeidsmiljøet.

OsloMet skal behandle alle saker med respekt og diskresjon. Informasjon og detaljer som framkommer i undersøkelsen skal ikke bli gjort tilgjengelig for flere enn nødvendig.

Lederen bør først snakke med dem som er direkte involvert. Ved ikke å løfte saken ut blant flere enn det som er strengt tatt nødvendig, kan man sikre at konflikten ikke opptrappes ytterligere og/eller at konfliktbildet blir unødvendig komplisert.

Om det avdekkes sprik i forklaringer, eller mellom forklaringer og andre opplysninger i saken, bør leder forfølge dette overfor partene på en kontradiktorisk måte.

Å få til god kommunikasjon i konfliktsaker kan være vanskelig, og det anbefales derfor at leder setter opp en plan for å forsøke å sikre god dialog i hvert møte, og mellom møter.

Informasjon som er saken uvedkommende, eller som har liten relevans for saken, skal leder se bort fra.

Den som har levert en klage skal ha informasjon om framdrift og konklusjon.

Metodevalg for innhenting av fakta er frivillig. HR ved OsloMet har fagkompetanse på dette, og bistår ved behov. Er konflikten fastlåst skal leder, i samarbeid med HR-seksjonssjef lokalt eller med HR-direktøren, gjøre en vurdering og beslutte hvordan prosessen skal gjennomføres. 

Aktivitetsplikt

Påregnelig (se vedl.1)

Når undersøkelsen av de faktiske forhold er gjennomført, må leder på bakgrunn av dette danne seg et bilde av hva som foregår. Det må gjøres en vurdering av hvorvidt konflikten skal betraktes som en påregnelig del av arbeidsforholdet, eller om den kan anses for å ha ført til en uheldig belastning og dermed utløser aktivitetsplikt (utover det som trengs for å kartlegge situasjonen og orientere partene), se figur 2.

Om det som er påklaget ligger innenfor hva som er påregnelig bør det konkluderes raskt, og klager og eventuelt andre involverte parter må informeres så fort som mulig. Dersom undersøkelsen konkluderer med at det ikke har forekommet brudd på lov eller retningslinjer skal leder primært ikke iverksette tiltak fordi dette kan gi motsatte signaler enn konklusjonen tilsier – men leder må altså orientere partene om dette.

Leder har imidlertid et ansvar for å påse at saksgangen ikke har medført økt risiko for det psykososiale arbeidsmiljøet, og skal iverksette nødvendige tiltak dersom arbeidsmiljøet utvikler seg i uheldig retning i ettertid.

Uheldig (se vedl.1)

Konkluderes det med at forholdet er uheldig - at brudd på lov eller retningslinjer har forekommet - har leder aktivitetsplikt, se figur 2.

En leder som har hatt en sak der det er konkludert med at brudd på arbeidsmiljøloven eller interne retningslinjer har funnet sted skal sikre at

• et fullt forsvarlig arbeidsmiljø gjenopprettes og
• at tilfeller av brudd ikke gjentas, eller
• at nye brudd ikke skjer som konsekvens av saksbehandlingen.

For å skape en saklig, ryddig og forutsigbar ramme bør lederen starte konflikthåndteringsprosessen med fokus på regelverket. I denne forbindelse skal leder forklare partene at han/hun plikter å ta affære for å oppfylle arbeidsmiljølovens krav (aml. § 4-1, 2. ledd jf. § 2-1), og at partene har plikt til å medvirke (aml. § 2-3).

• Den eller de som har fått medhold i sin klage om utilbørlig opptreden, eller om det på annen måte er konkludert med skadelig psykososialt arbeidsmiljø, bør få en beklagelse fra arbeidsgiver.
• Leder skal sikre at medarbeideren får bistand for å kunne fungere i en normal arbeidssituasjon.
• Dersom det etter undersøkelser kan konstateres at det har forekommet brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser eller på interne retningslinjer, har nærmeste leder plikt til å sette i verk eller foreslå tiltak.

Det er lederen som har ansvar for at den eller de som har brutt lov eller retningslinjer om nødvendig følges opp med disiplinærtiltak, og at iverksatte sanksjoner har den tiltenkte effekten. I praksis betyr dette at man bør avtale en oppfølgingsplan der en vurderer hvorvidt endring har skjedd og mål er innfridd.

Avhengig av den konkrete saken kan tiltak finnes i følgende tre hovedgrupper:

1. Advarsel: Dette er den mildeste reaksjonen leder som arbeidsgiver kan gi. I motsetning til disiplinærtiltak er en advarsel mer ment som en anvising for fremtidig opptreden. En advarsel er ikke underlagt særlige formregler, men bør normalt gis skriftlig for å kunne dokumentere at det har vært gitt en advarsel. 
2. Disiplinærtiltak: Dette er tiltak hjemlet i statsansatteloven og omfatter ordensstraff, oppsigelse eller avskjed og suspensjon. 
   Ordensstraff kan innebære tap av ansiennitet fra en måned til to år, eller varig eller midlertidig omplasseres til en annen stilling.
3. Forflytting av en eller flere av de involverte: I slike situasjoner skal en være varsom med å forflytte den eller de som har vært utsatt for utilbørlig opptreden dersom dette kan oppfattes som en straff.

Ved klage på tiltak som ordensstraff, oppsigelse eller avskjed gjelder egne saksbehandlingsregler og klageadgang etter statsansatteloven, UH-loven og forvaltningsloven, se også personalreglementets kapittel 5.

All aktivitet kan i utgangspunktet danne grunnlag for dokumentasjon. I tidlige faser av en konflikt kan skriftlighet opptrappe konflikten unødvendig, og leder må derfor løpende vurdere hvorvidt det er hensiktsmessig å iverksette ekstra tiltak for å dokumentere tilstrekkelig aktivitet. Ved påstander om trakassering vil saken være så alvorlig at det alltid er nødvendig med god dokumentasjon.

Dokumenter som eksisterer på papir (f.eks. håndskrevne notater og referater) skannes inn i dokumenthåndteringssystemet og makuleres så snart de foreligger elektronisk. Navn på de som er involvert i konflikten skal ikke fremgå av sakstittel, eller dokumenttittel. Standardtittel som benyttes er Konflikthåndtering - [emneord].

Dokumentasjon i forbindelse med saksbehandling i konfliktsaker skal ikke i personalmappen! Leder er ansvarlig for at det, med bistand fra SDI, opprettes egen sak med begrenset tilgangsgruppe i sakarkivet i P360.

Tilgang

For å begrense tilgangen til konflikthåndteringssaker skal tilgangsgruppen" Særlig sensitiv" i Public 360 alltid benyttes, og saken unntas offentlighet etter Offentleglova § 13 jfr Forvaltningsloven §13.1

Saksbehandler som blir satt opp som saksansvarlig på saken vil ha tilgang til saken og de dokumentene han står som ansvarlig for. Saksbehandler har mulighet til å gi utvidede tilganger/rettigheter til andre som skal ha tilgang til dokumenter på saken.

Tilgangsgruppen Særlig sensitiv er det bare utvalgte ansatte i SDI som har tilgang til.

Om det kommer til vedtak om disiplinære forhold, eller saken avsluttes ved rettslig behandling (saker av prinsipiell/presedensskapende art) skal rutine for dette følges.

• Vedlegg 1: Sentrale begrep
• Vedlegg 2: Roller, ansvar og oppgaver
• Vedlegg 3: Hvordan ivareta arbeidsmiljøet

• Informasjon om studenters rettigheter i forbindelse med læringsmiljøet (student.oslomet.no)
• Retningslinjer for håndtering av klager på undervisning og veiledning (student.oslomet.no)
• Si ifra! (student.oslomet.no)
• Uønsket seksuell oppmerksomhet/seksuell trakassering (student.oslomet.no)

• HMS
• Avvik
• Sikkerhet
• sikresiden.no