Samordningsavtaler

Formål

Samordningsavtaler skal oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven; § 2-2.  Arbeidsgivers plikter overfor andre enn egne arbeidstakere og internkontrollforskriften § 6 Samordning .

Samordningsavtaler skal bidra til å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle på arbeidsplassen. God samordning skal hindre at virksomhetene organiserer arbeidet på en måte som kan innebære en helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko for hverandres ansatte, studenter eller besøkende.

Når arbeidstakere utfører arbeid i lokaler tilhørende andre virksomheter, eller når arbeidstakere fra andre virksomheter arbeider i våre lokaler, skal det sikres at alle har fullt forsvarlige arbeidsforhold.

Omfang

Når arbeidstakere fra flere virksomheter arbeider på samme arbeidsplass, skal det inngås skriftlige samordningsavtaler som viser hvilken av virksomhetene som skal ha ansvaret for å samordne internkontrollen for felles aktiviteter eller for områder som brukes felles, og hvordan ansvar for enkeltoppgaver er fordelt mellom virksomhetene.

Samordningsarbeidet omfatter alle forhold som har betydning for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, herunder en gjensidig informasjonsplikt om alle HMS-relaterte avvik, nestenulykker og ulykker innenfor virkeområdet for avtalen.

Samordningsavtaler kan gjelde ansatte, utstyr, materialer, lokaler, opplæring og informasjon.

Studenter i praksis ansees som arbeidstakere på praksisstedet og omfattes derfor ikke av kravet til samordning.

Ansvar for inngåelse av samordningsavtaler

Avdeling for eiendom er ansvarlig for samordningsavtaler innen sine ansvarsområder. Dette gjelder også etablering av nødvendige samarbeidsordninger på det brannforebyggende området.

Linjeleder (leder med personalansvar i aktuell enhet) er ansvarlig for at det etableres samordningsavtaler når ansatte skal utføre arbeid i andre virksomheter eller når eksterne arbeidstakere utfører arbeid innen linjeleders ansvarsområde.

Hva samordningsavtalen skal inneholde

• Av samordningsavtalen skal fremgå:
• Hvem som er hovedvirksomhet og hvem som er samarbeidende virksomhet.
• Hvilke arealer avtalen gjelder for og hva slags aktiviteter avtalen dreier seg om
• Felles selvstendig ansvar
• Partenes informasjonsplikt
• Hovedvirksomhetens og samarbeidende virksomhets ansvar. I tillegg til faste punkter i avtalen (se skjema), må det klargjøres hvem som er ansvarlig for
  • at laboratorie-/verkstedhåndbøker, lokale retningslinjer/rutiner, beredskapsplaner og varslingslister er tilgjengelig for arbeidstakere i samarbeidende virksomhet.
  • at verneutstyr finnes og brukes av arbeidstakere og besøkende
  • at verneombud fra begge virksomheter trekkes inn i saker som angår HMS-forhold for ansatte
  • forebyggende brannvern, samarbeidsavtaler
  • inventar, utstyr og maskiner
  • drift og vedlikehold av bygningsmassen
  • drift og vedlikehold av tekniske installasjoner
  • avhending av avfall
  • iverksetting felles HMS-tiltak, herunder nødvendig brannvern- og HMS-opplæring
  • anskaffelse av nødvendige sikkerhetsanordninger
  • innhenting av nødvendige godkjenninger fra myndigheter
• Dokumentasjon

Innholdet i avtalen skal gjøres kjent og tilgjengelig for dem den angår.

Årlig vurdering av avtalen skal gjøres kjent for vernetjenesten.