Avtaletyper for internasjonale samarbeidsavtaler
-
Merk vedr. GDPR:
Skal du inngå en avtale i et land utenfor EU/EØS (og som heller ikke er på EU-kommisjonens liste over godkjente land, Andorra, Argentina, Canada, Færøyene, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, New Zealand, Sør-Korea, Sveits, Storbritannia, Uruguay)? Da må du være ekstra bevisst på regelverket rundt GDPR.
Avtalemalene er nå oppdatert med et utvidet punkt som omhandler personvern og EUs personvernreglement for deling av personopplysninger med land utenfor EU/EØS (GDPR). Merk at punktet om GDPR må tas inn også dersom man velger å bruke partners avtalemaler, med mindre GDPR allerede er ivaretatt i partners maltekst. Malene er godkjent av Utdanningsavdelingens jurist. I tillegg er informasjonen til studentene om personvern forbedret og samtykke til deling av nødvendige personopplysninger innhentes som del av søknadsprosessen for utveksling. Denne løsningen for ivaretagelse av regelverket rundt GDPR følger HK Dir sin anbefaling, og er godkjent av avdelingsdirektør for Avdeling for utdanning, Håkon Solberg.Merk at MoU’er er unntatt kravet om henvisning til GDPR.
-
Erasmus+ avtaler
Samarbeid med europeiske institusjoner organiseres normalt gjennom Erasmus+ programmet.
Erasmus+ programmet 2021-2027 har utviklet nye digitale verktøy som vi er pålagt å bruke. Vi må derfor bruke Inter-institutional Agreement Manager (via Erasmus+ Dashboard) for å fornye avtalene eller for å inngå nye.
Alle administrative internasjonale koordinatorer har tilgang til dette verktøyet. Dersom du er ny administrativ internasjonal koordinator, må du be om tilgang. Dette gjør du ved å sende en e-post til erasmus@oslomet.no.
Det kan rent unntaksvis inngås en papiravtale dersom partnerinstitusjonen insisterer. Denne papiravtalen MÅ følge den gjeldende malen.
ISCED-kodene i 2013-versjonen skal brukes under "subject code". Her finner dere en oversikt over kodene (unesco.org).
Andre ting å tenke på: ALLE institusjoner i programland må ha Erasmus Charter for Higher Education. Husk å sjekke listen over institusjoner med godkjent ECHE (eacea.eu) når du skal fornye avtalen/inngå ny avtale.
-
Memorandum of Understanding (MoU)
En generell, overordnet og uforpliktende rammeavtale som først og fremst stadfester partenes intensjon om å samarbeide. En MoU vil typisk åpne for mange ulike former for samarbeid innen forskning og utdanning, uten å spesifisere nærmere. For å sette de ulike samarbeidsaktivitetene ut i livet vil det derfor kreves underavtaler som konkretiserer rammene for samarbeidet, f.eks. en studentutvekslingsavtale.
Det vil i de fleste tilfeller være ryddig å ha en MoU i bunnen, og alltid dersom samarbeidet omfatter flere ulike aktiviteter og/eller flere ulike fagmiljø, eller der hvor en slik utvidelse kan være aktuelt på sikt. Ofte inngås en eller flere underavtaler samtidig med MoU’en, men en MoU kan også være kun et første skritt i utviklingen av et partnerskap.
-
Student Exchange Agreement
En Student Exchange Agreement brukes når samarbeidet dekker en gjensidig utveksling av studenter og hvor studentene dermed ikke trenger betale skolepenger. Malen kan også brukes der det er snakk om en kombinasjon av gratisplasser og betalingsplasser (f.eks. der vi tilbys å sende betalingsstudenter dersom det er ubalansen mellom inn og utreisende). Denne avtalen åpner også for en kombinasjon av studier og praksis. En studentutvekslingsavtale konkretiserer betingelsene for utvekslingen av studenter mellom partene og berører områder som hvilke og hvor mange studenter som kan utveksles, krav til studentene, ev. skolepenger og gjensidige rettigheter og forpliktelser for institusjonene, studenter og ansatte.
-
Study Abroad Agreement
En Study Abroad Agreement (også ofte referert til som Visiting Student Agreement eller Fee Paying student Agreement) brukes der hvor det ikke er mulig å få til en gjensidig utveksling av studenter og OsloMet studenter dermed må betale skolepenger.
-
Student Placement Agreement
En student Placement Agreement inngås med en institusjon, organisasjon eller bedrift hvor OsloMet ønsker å sende ut studenter i praksis.
-
Partners avtalemaler
I mange tilfeller vil partner ha et ønske om å bruke egne maler. Dette er greit, men vil kreve en nøye gjennomgang av avtaleteksten for å sikre at vi kan stå inne for det vi signerer på. Sammenlign med OsloMet maler for å sikre at viktige elementer blir inkludert i avtalen.
Merk spesielt at alle avtaler må ha en henvisning til EU’s personvernreglement (GDPR). Dette gjelder alle avtaler (ikke MoU’er), med unntak av partnere i EU og EØS-land, samt land som EU kommisjonen har godkjent (Andorra, Argentina, Canada, Færøyene, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, New Zealand, Sør-Korea, Sveits, Storbritannia, Uruguay). I OsloMets egne maler for internasjonale samarbeidsavtaler er personvern ivaretatt i form av et eget punkt. Vi anbefaler at dette punktet legges inn i partners avtalemal der det er tvil om hvorvidt GDPR er tilfredsstillende ivaretatt. Punktet om GDPR finner du blant annet i malen for "Student Exchange Agreement", punkt 7.
Har du spørsmål eller trenger hjelp til å vurdere avtaleteksten, kontakt Seksjon for karriere, internasjonalisering og studentliv (se kontaktboks).
-
Avtaler på andre språk enn engelsk
Avtaleteksten i internasjonale samarbeidsavtaler ved OsloMet skal være på engelsk. I tilfeller hvor partner likevel ønsker å inkludere en versjon av avtalen på annet språk enn engelsk må følgende informasjon legges inn i begge versjoner, fortrinnsvis som siste punkt i avtalen, før signaturfeltet:
«This agreement is drawn up in two versions, one in English and one in xxxx. The xxx version is considered a mere translation of the English version and does not constitute a legally binding document. In the event of a dispute, the English version of the agreement shall prevail”.
Begge versjoner av avtalen må lages i et felles pdf-dokument. Kun den engelske versjonen signeres.
Den utenlandske partneren er selv ansvarlig for å sørge for oversettelse. OsloMet kan vurdere å bruke et oversetterbyrå for oversettelse av den spesifikke formuleringen som viser til at den engelske teksten er førende, men dette er ikke et absolutt krav ettersom kun den engelske versjonen signeres.