Kontrakt på timelønn og oppdrag med lønnshonorar

Disse skal ha timelønnskontrakt

• Timelærere
• Studentassistenter
• Vitenskapelige assistenter (ikke månedslønnede)
• Ansatte på pensjonistvilkår
• Andre med korte, gjentatte arbeidsoppgaver
• Internsensur, retting, veiledning (se note)

Disse skal ha oppdragskontrakt

• Ekstern sensur, retting, veiledning (se note) - men merk at ekstern sensor av eksamensbesvarelser håndteres av studieavdelingene og skal ikke håndteres med TOA i SAP 
• Bedømmelse av doktorgrad, avhandling og disputas
• Bedømmelse av kompetanseopprykk
• Bedømmelse av søkere til stilling
• Medlem av styrer, råd og utvalg
• Møtedeltakelse
• Gjesteforeleser
• Seminaroppdrag
• Listene er ikke uttømmende. Er du i tvil, kontakt variabellonn@oslomet.no 

En visuell fremstilling av vurderingskriteriene finner du i dette flytskjemaet for arbeidstaker, oppdragstaker eller selvstendig næringsdrivende. 

NB: Noen arbeidsoppgaver er grunnlag for både timelønnskontrakt og oppdragskontrakt, avhengig av om det dreier seg om arbeidsforhold eller oppdragsforhold. Seksjon lønn vurderer hvilken tilknytningsform og hvilken kontrakttype som benyttes i slike tilfeller. Kriteriene for vurderingen finner du her.

Oppdragstakere som er selvstendig næringsdrivende og skal ha utbetaling via faktura, bestilles ikke med TOA i SAP. Skjemaer og rutine for disse finnes på innkjøp og økonomi sine skjemasider.

Du kan bestille kontrakt via DFØ selvbetjening (dfo.no) eller ved å bruke DFØ appen (dfo.no) 

Vi anbefaler at du ser på en av følgende veiledninger:

• Instruksjonsvideo fra DFØ (youtube.com) angående bestilling i DFØ APP (NB: Vær oppmerksom på punktliste nedenfor over hva som må med i kommentarfeltet i bestillingen)

• Bestilling av kontrakt i DFØ selvbetjening (dfo.no)

NB: Avtaler kan ikke bestilles av den som avtalen omfatter. Habilitetsbestemmelsene tillater ikke at man saksbehandler sitt eget arbeidsforhold/avtale. En annen bestiller, i linjen over, må stå som bestiller i slike tilfeller.

Viktig om å bestille kontrakt

Når du fyller ut bestilling er det er veldig viktig at du tar med følgende punkter i kommentarfeltet før du sender bestillingen til saksbehandler:

1. Utdanningsnivå – oppgi høyeste fullførte utdanning, eventuelt tilsvarende realkompetanse. Uten opplysninger om dette kan ikke saksbehandlere fastsette lønn.

2. Arbeidsoppgaver, avtalt leveranse og oppmøtested – beskriv arbeidsoppgavene og eventuelt oppmøtested. NB: Husk å velge hvilken avtale det skal være i bestillingen; timelønn eller oppdrag, og om oppgavene skal utføres i Norge eller i utlandet.

3. Timeantall på kontrakten (ytre rammer). Hvis timelønnet skal føre timer med faktor, oppgi totalt antall timer med faktor. F. eks.: 150 t * faktor 2 = 300 timer. Faktor er ofte relevant ved tid avsatt til undervisningsforberedelse. Merk at det per i dag bare kan settes en faktor pr avtale.

4. For timelærer: Oppgi emne og emnekode.

5. Budsjettenhet og arbeidsordre kontrakten skal belastes på. *

6. Hvis det er avtalt betingelser/lønnstrinn, må dette oppgis.

Saksbehandler må ha denne informasjonen for å få opprettet og sendt ut kontrakten. Mangler informasjonen, blir bestillingen sendt i retur til bestiller. Når kontrakten er saksbehandlet, sendes denne til godkjenner 2, leder med budsjettmyndighet, BDM. Deretter går kontrakten til signering av timelønnet/oppdragstaker.

* Budsjettenhet og arbeidsordre som kontrakten skal belastes på, må oppgis hvis dette skal være noe annet enn organisasjonsenhet du bestiller fra. Hvis det ikke presiseres belastes dette basert på denne enheten, eller oppgitt emne/emnekode (for timelærere).

Feltet «Organisasjonsenhet» er fylt ut med organisasjonsenheten hvor du er ansatt. Hvis organisasjonsenhet på kontrakten skal være noe annet, kan kun saksbehandler endre på dette.

Status

Du kan følge med på status på din bestilling i selvbetjeningsløsningene (DFØ-appen eller SAP-portalen). 

• Utkast - avtalen er mellomlagret, men ikke sendt videre fra bestiller

• Hos saksbehandler - avtalen er sendt til saksbehandler i OsloMet (i Seksjon for lønn, kontakt variabellonn@oslomet.no)

• Til signering - kontrakten er behandlet av saksbehandler, godkjent av BDM og sendt til signering hos timelønnet eller oppdragstaker

• Slettet - kontrakten er slettet i arbeidsflyten, enten fordi kontrakten er erstattet av ny kontrakt eller fordi mottaker har avslått

• Ferdig - kontrakten er postert i lønnssystemet

Kontrakter for timelønnede hvor det er avtalt tillegg

Timelærere leverer timelister under "Mine kontrakter" og må sende krav om tillegg (lørdag/søndagstillegg, morgen/kveldstillegg og nattidskompensasjon) med funksjonen Godtgjørelser. Tillegget er ikke arbeidstimer og skal ikke telle inn i kontraktens totale omfang. Det vil gi for høy stillingsprosent hvis tillegget regnes som ekstra timer.

Bestiller må skrive i kommentarfeltet til avtalebestillingen at tillegg er avtalt, og hvilke tillegg dette dreier seg om. Uten denne informasjonen kan ikke godkjenner 1 vite om det er avtalt tillegg, og kan ikke godkjenne. BDM må også informeres om at de reelle kostnadene vil bli høyere enn timesatsen angir. Om det er mulig, må bestiller angir omfanget av helgetilleggene som skal utbetales til kontrakten.  

En avtale som timelærer skal opprettes når oppdraget er forelesninger som er et nødvendig ledd i undervisningen for at studentene kan ta eksamen. En timelærer er en arbeidstaker som får utbetalt ordinær lønn, har krav på feriepenger, sykepenger og pensjonsinnberetning.

En timelønnet medarbeider kan ansettes i inntil i 37,5 prosent stilling, som tilsvarer 15 timer pr uke / 60 timer pr måned. Dette kan gjennomsnittsberegnes gjennom ansettelsesperioden, men ikke over mer enn ett år ved ansettelse av en timelærer. Hvis du har behov for en medarbeider i større stilling enn 37,5 prosent kan du ikke opprette en slik avtale. Kontakt da HR på ditt fakultet/enhet for bistand til ansettelsen.

En gjesteforeleser gir enkeltstående forelesninger eller kortere forelesningsserier som ikke er avgjørende for at studentene skal ta eksamen. Gjesteforeleser er en oppdragstaker som får godtgjørelsen utbetalt som honorar (lønn eller næring). Det er er viktig at du som behovseier vurderer om oppgavene som skal utføres er i kategorien timelærer eller gjesteforeleser før timelærer/gjesteforeleser kontaktes og kontrakt bestilles. 

Når kontrakter til timelønnede og oppdragstakere er ferdig behandlet, signert av mottaker og registrert i lønnssystemet, vil deres brukerkonto i OsloMet bli opprettet.

Brukeren vil da motta en e-post med lenke til tilgang.sikt.no, hvor de vil bli bedt om å aktivere brukerkontoen.

Kontoen kan samme dag som oppstartsdato i SAP, dersom kontrakten er ferdig behandlet og signert innen denne datoen. 

Det er ikke behov for å melde inn at det skal opprettes tilgang til IT-systemer, spesialrom osv. i kontraktsbestillinger. Se Identitets- og tilgangsstyring - Ansatt - minside (oslomet.no)

NB! Tilgangene avsluttes automatisk når arbeids/oppdragsforhold utløper. Tilgangene kan ikke forlenges uten forlenget arbeids/oppdragsavtale.

Frister

Generelt forsøker vi å behandle alle bestillinger og spørsmål innen 10 virkedager. I perioder med mye pågang vil behandlingstiden være lenger. Vi anbefaler at du bestiller avtalen god tid i forveien av arbeids/oppdragsforholdet.

For kontrakter til semesterstart gjelder følgende frister:

Høstsemester

Timelønns- og oppdragsavtaler med oppstart til høstsemesteret, må bestilles i SAP-portalen innen 20. juni. 

Vårsemester

Timelønns- og oppdragsavtaler med oppstart til vårsemesteret, må bestilles i SAP-portalen innen 20. november. 

Ansettelse av studentassistent

Studentassistenter kan ansettes midlertidig med en arbeidstid på 15 timer i uken (60 timer per måned = 37,5 prosent stilling). I henhold til Statsansatteloven er det ikke anledning til å inngå studentassistentavtaler for mer enn seks måneder uten utlysning.
Studentassistenten som ansettes skal være aktiv som student ved OsloMet.

Lønnsbetingelser

Følgende lønnsbetingelser skal brukes: 

• Studenter uten høyere utdanning: lønnstrinn 28 
• Studenter med avlagt bachelorgrad: lønnstrinn 32
  • Omfatter studenter som er på to-årig masterløp og på de to siste årene av femårig masterløp
• Studenter med fullført mastergrad (fra annen utdanning): lønnstrinn 51

Fullført mastergrad er definert som høyere akademisk utdanning og skal etter hovedtariffavtalene LO-YS-Uni § 5 b 1 og Akademikerne § 3, 2 avlønnes med lønn tilsvarende lønnstrinn 51. 

Lønn oppgis i kroner i arbeidsavtalene.

Stillingskode

Studentassistenter skal ansettes i stillingskode 1069 førstefullmektig.

Ansettelse av vitenskapelig assistent

• Ansettelsesvilkårene for vitenskapelige assistenter er nedfelt i forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat §§ 1-1 og 1-4 (lovdata.no). 
• Arbeidsoppgavene skal ligge på et akademisk nivå og skal bestå av vitenskapelig eller kunstnerisk assistanse. I tilknytning til dette kan det pålegges undervisning, laboratoriearbeid og tilsvarende arbeid. 
• Forskeroppgaver skal ikke tillegges vitenskapelige assistenter, og vitenskapelig assistentarbeid skal ikke kreve forskerutdanning. 
• Stipendiater og ferdige ph.d.-kandidater kan ikke arbeide som vitenskapelig assistent. 
• Arbeidet skal være kvalifiserende for ansettelse som stipendiat og en videre akademisk karriere. Administrative oppgaver skal derfor ikke tillegges stillingen.  
• Vitenskapelige assistenter har de samme arbeidstakerrettigheter som andre ansatte ved OsloMet. 
• Vitenskapelige assistenter ansettes på åremål  
• Ansettelse i stilling som vitenskapelig assistent skjer for inntil to år. Samlet ansettelsestid kan ikke overstige to år. Ingen kan ansettes i mer enn en åremålsperiode i samme stillingskategori ved samme institusjon, jfr. forskriftens § 2-1.  

Arbeidsoppgaver for vitenskapelig assistent 

• Prosjektarbeid  
• Intervju  
• Seminar/gruppeundervisning  
• Forskningsassistanse  
• Kunstnerisk assistanse 
• Annet 

Listen er ikke uttømmende. 

Stillingskoder for vitenskapelig assistent 

• SKO 1018 kan benyttes for studenter uten oppnådd bachelorgrad 
• SKO 1019 forutsetter oppnådd bachelorgrad 
• SKO 1020 forutsetter oppnådd mastergrad 

Vitenskapelige assistenter kontra studentassistenter

Vitenskapelig assistent er en åremålsstilling og bør ansettes på månedslønn med kunngjøring, men kan etter brev fra departementet også ansettes på deltid og timelønn (inntil 37,5 prosent stilling eller maks 6 måneder uten kunngjøring)

I OsloMet skal studentassistenter ansettes i stillingskode 1069 førstefullmektig. Studentassistenter kan ikke ansettes med stillingskode 1018 - 1020 vit.ass. Det er vesentlig å holde disse stillingstypene adskilt fra hverandre. 

I mangel på egen stillingskode i Hovedtariffavtalen for studentassistenter har disse ofte blitt avlønnet i stillingskoder for vitenskapelige assistenter. Det er ikke riktig, og har uheldige konsekvenser for arbeidsgiver og arbeidstaker. Rapporteringen i DBH blir ikke korrekt, og studentassistenter som lønnes i stillingskode for vitenskapelig assistent kan miste muligheten for senere å ta slike oppdrag, som følge av begrensningen på 2 års ansettelse som vitenskapelig assistent. 

Studentassistenter med administrative oppgaver skal lønnes etter de gjennomgående stillingskodene i tariffavtalen. Det vil medføre en mer korrekt rapportering over utdanningsstillinger (hjelpestillinger) i DBH, rapportere mer korrekt om bruk av midlertidig ansettelse og åremålsstillinger, og unngå problemstillingen med maks 2 års ansettelse.  

Godkjenning av kontraktene gjennomføres av godkjennende leder/person med budsjettdisponeringsmyndighet for den budsjettenhet og arbeidsordre som er registrert på arbeidsavtalen. 

Merk forvaltningslovens regler om habilitet, se fvl § 6 og OsloMets rutiner for habilitet ved ansettelser.

Kontrakter sendt til deg for godkjenning behandles i DFØ appen (dfo.no) eller DFØ selvbetjening (dfo.no) Du finner disse under «Innkurv».

Se videoveileder fra DFØ for DFØ APP (youtube.com) om godkjenning av kontrakt, eller les veileder på DFØ sine sider om godkjenn arbeidskontrakt (DFØ selvbetjening)

Det er kun noen typer oppdrag som kan utbetales som næringsinntekt. Sensur og undervisning utbetales kun som lønnshonorar eller med timelønn. OsloMet har eksklusivt eierskap til sin kjernevirksomhet og det kan ikke faktureres fra enkeltpersonforetak eller AS for disse oppdragene. 

En timelærer kan ikke honoreres som oppdragstaker hvis det er slik oppdraget er et nødvendig ledd i undervisningen av studentene. I disse tilfellene skal vedkommende ansettes på timelønn. OsloMet kan bli kontrollert i etterkant om vi har vurdert oppdraget riktig. Dersom vi får bokettersyn og det avdekkes feil vurdering, må vi beregne og innbetale både arbeidsgiveravgift og skatt for vedkommende, i tillegg til at vi har betalt en mye høyere timesats som næringsinntekt. Som arbeidsgiver er OsloMet pliktig til å innberette dette riktig.

Skal honorar utbetales som næringsinntekt etter faktura, må bestiller sette seg inn i bestemmelsene og rutinene for dette i OsloMet. Se Skjemaer | Innkjøp og økonomi - Ansatt - minside (oslomet.no) under "Skjemaer for oppgavepliktig lønn". Merk spesielt at vurderingsskjema må fylles ut og oppdragstaker må sende elektronisk faktura til OsloMets elektroniske fakturaadresse (EHF-faktura) 997058925. 

Praktisk informasjon - for deg som timelønnet eller oppdragstaker.

Har du spørsmål om konkrete bestillinger/saker, ta kontakt med variabellonn@oslomet.no