Rutine for tjenestekjøp - Ansatt

Rutine for tjenestekjøp

Rutine for tjenestekjøp

Leder, behovshaver, bestiller og leverandør har oppgaver i forbindelse med kjøp av varer og tjenester. Her er noen punkter som er spesielle for tjenestekjøp.
Publisert
Sist oppdatert

Leder

  • Vurderer grundig om oppgaven heller kan løses gjennom omprioritering av oppgaver og av interne ressurser

  • Dersom oppgavene ikke kan løses internt skal oppdraget beskrives nøyaktig og konkret før relevant leverandør kontaktes

  • Innleid konsulent/ekstern ressurs skal følges tett opp for å sikre effektiv bruk av tiden, god kvalitet på leveransene og eventuell kunnskapsoverføring.

Behovshaver

  • Sjekker OsloMets avtalekatalog eller kontakter bestiller og undersøker om det finnes rammeavtale for ønsket tjeneste.

  • Innhenter tilbud fra avtaleleverandør dersom det finnes rammeavtale. Hvis det ikke foreligger avtale, følger man rutinen for inngåelse av ny avtale: Inngå og følg opp en innkjøpsavtale.

  • Innhenter forhåndsgodkjenning fra leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).

  • Avklarer med økonomimedarbeider eller leder om hvilken arbeidsordre som skal benyttes (hvor kjøpet skal belastes).

  • Melder inn behov via «Min bestilling» etter å ha fått pristilbud fra leverandør. Tilbud fra leverandør eller ferdig utfylt avropskjema med nødvendige opplysninger skal legges ved. Tilbudsnummer fra leverandør påføres bestillingen/avropsskjemaet som sendes inn i Min bestilling.

  • Følger med på om ordrebekreftelse kommer fra bestiller slik at man vet at leverandøren har fått bestillingen.

  • Gir beskjed til innkjøper når varen er mottatt så fakturaen kan behandles

  • Holder kontakten med leverandøren under oppdraget og gir beskjed til bestiller når rammen/beløpet for oppdraget er brukt opp og det eventuelt må sendes ny bestilling.

Bestiller

  • Behandler saken som kommer i OTRS fra behovshaver.

  • Oppretter bestillingen inn i UBW i.h.h.t. til behov og mottatt pristilbud ved bruk av fritekstbestilling eller lokal katalog. Pris skal være så nøyaktig som mulig.

  • Følger med på om det kommer ordrebekreftelse fra leverandør. Dersom dette ikke kommer, etterlys dette.

  • Sender ordrebekreftelse til videre til behovshaver til informasjon og kontroll.

  • Bestiller foretar varemottak etter dialog med behovshaver og eventuelt med leverandør.

  • Ved delfakturering gjøres varemottak kun for mottatt tjeneste. Dersom resten av tjenesten ikke skal utføres, skal resten av bestillingen stenges i UBW.

  • Bestiller følger med på om faktura har kommet.

  • Ved prisavvik på faktura i forhold til bestilling, må innkjøper manuelt behandle fakturaen og kontere avviket.

  • Sender ny bestilling dersom fakturerbart beløp er i ferd med å bli større enn bestillingen.

Leverandør

  • Sender ordrebekreftelse til bestiller iht. til bestilling

  • Opplyser om når oppdraget er påbegynt og når det er avsluttet.

  • Opplyser behovshaver eller bestiller når rammen på tilbudet er brukt opp og etterspør ny bestilling fra bestiller dersom det gjenstår mer arbeid på tjenesten.

  • Sender faktura etter utført oppdrag.