Personvernerklæring for påmelding til obligatoriske og frivillige møter

Studenter, ansatte og eksterne kan i ulike sammenhenger melde seg på møter og arrangementer på OsloMet.

Da ber vi deg blant annet om å registrere følgende personopplysninger: Navn, adresse, arbeidssted, stilling, e-post, telefon og ulike behov for tilrettelegging (mat, overnatting)

Når du har meldt deg på, sender vi deg en bekreftelse på e-post dersom du ønsker det.

Opplysningene lagres til arrangementet er avsluttet.

Formålet med registreringen er at vi skal ha oversikt over hvem som deltar, kunne gi informasjon til deltakerne, administrere og tilrettelegge arrangementet, og ivareta deg som deltaker.

Deltakelse på obligatoriske arrangement for ansatte følger av arbeidsavtalen med deg som ansatt. Behandlingsgrunnlaget for obligatoriske arrangement er dermed personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) «avtale» for alminnelige personopplysninger, og art. 6 nr. 1 a) «samtykke» og art. 9 nr. 2 a) «uttrykkelig samtykke», dersom det også behandles helseopplysninger.

Deltakelse på frivillige arrangement er opp til den enkelte.

For arrangement uten bevertning benyttes behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse når det er lav personvernulempe. Den berettigede interessene er å avvikle arrangementet på en god måte for deltakerne.

For møter med bevertning eller overnatting o.l. kreves det samtykke, fordi man da ofte behandler helseopplysninger i forbindelse ulike mat- og tilretteleggingsbehov. Behandlingsgrunnlaget er da samtykke etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a) «samtykke» og art. 9 nr. 2 a) «uttrykkelig samtykke» dersom det behandles helseopplysninger. Slikt samtykke gis ved å hake av for samtykke inne i påmeldingsskjemaet.

Personopplysningene innhentes fra deg og registreres i UiO-nettskjema. Basert på registrerte data kan vi ta ut generelle rapporter med nøkkelinformasjon, for eksempel antall deltakere og ulike behov for tilrettelegging.

Opplysningene lagres i UiO-nettskjema og slettes etter at arrangementet er avsluttet, senest etter 6 måneder.

Oversikt over deltakere sendes til bestillingsverktøyet Min bestilling, dersom det skal bestilles mat og eller drikke til arrangementet. Formålet med denne oversendelsen er at økonomiseksjonen som skal påse at reglementet for statens satser ved bestilling av mat og drikke er fulgt. Ulike behov for tilrettelegging av mat og drikke oppgis avidentifisert.

Oversikt over deltakere, og ulike behov for tilrettelegging, sendes på kryptert epost til hotellet og eventuelle andre arrangører som har ansvar for å legge til rette for den enkelte.

Informasjon om hvordan dataene behandles i det enkelte arrangement, ut over det som er opplyst her, skal følge med eller framgå i påmeldingsskjemaet.

Du har rett til å be om innsyn, retting og sletting av dataene som er registrert om deg.

Se mer informasjon om dine rettigheter

Se informasjon om hvem du kan ta kontakt med.