Slik ansetter du

Slik ansetter du

Å ansette nye folk er en prosess. Klikk deg gjennom denne siden for å finne ut hvordan du ansetter, hvordan du analyserer behov, hvordan du lyser ut og intervjuer og hvordan du behandler søkere og potensielle nyansettelser.

Arbeidsavtaler

Arbeidsavtaler

  1. Veiledning til flyt for utsendelse og signering av arbeidsavtaler i P360

  2. Vedlegg arbeidsavtaler/ nettskjema OsloMet International Staff Services (OMISS)

    Ordinære arbeidsavtaler på fastlønn opprettes av HR ved ditt fakultet/enhet med mal i P360.

    Maler og vedlegg

  3. Regelverk for time- og oppdragskontrakter

    Skal du ansette en medarbeider på timesbasis? For eksempel timelærer eller en studentassistent? Eller opprette en oppdragkontrakt for utbetaling av honorar til en gjesteforeleser? Her finner du informasjon retningslinjer og regelverk, og hvordan du bestiller.

  4. Kontrakt på timelønn og oppdrag/honorarer

    Her finner du informasjon om hvem som skal ha kontrakter i denne løsningen og hvordan du oppretter kontrakt til dem, både timelønnete arbeidstakere og oppdragstagere som mottar honorar.

  5. Individual Remote Work Agreement

    Her finner du vedlegg til arbeidsavtalen (pdf) som brukes når du har ansatte som skal jobbe i utlandet eller starte sitt arbeid i hjemlandet før oppstart i Norge.

  6. Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)

    Ved ansettelse av ledere eller andre som skal ha budsjettdisponeringsmyndighet må det opprettes en  fullmakt. Budsjettdisponeringsfullmakt gir ansatte myndighet til å disponere midler på universitetets vegne. Den som tildeles BDM plikter og å sette seg inn i hva dette innebærer. Se mer informasjon om fullmakter

    Andre relevante skjemaer relatert til økonomi,lønn og regnskap

  7. Verktøy for HR

  8. Gjesteforskere

    Ønsker du å invitere inn en gjesteforsker, internasjonal PHD-student eller andre eksterne uten arbeidsavtale er det viktig med faglig relevans for OsloMet, sjekke avklaringer og følge rutiner som beskrevet under. I enkelte tilfeller vil det være spesielle sikkerhetsbehov som må tas hensyn til. Ta derfor kontakt med din nærmeste leder og enhetens HR-ansvarlig allerede i planleggingsfasen slik at dere kan gjøre nødvendige avklaringer sammen. 

    Mottakskontoret for internasjonale forskere - OsloMet International Staff Services (OMISS) skal alltid involveres ved invitasjon av internasjonale gjesteforskere. Kontakt på omiss@oslomet.no eller ved å fylle ut dette nettskjema slik at vi har nødvendig informasjon for å bistå.

    Avklaringer for mottak av gjesteforskere ved OsloMet

    • skal gjesteforskeren komme fysisk til OsloMet skal de ha en arbeidsplass og en kontor-avtale. Avtalen finner du på teamet Internasjonal rekruttering og mottak.

    • skal gjesteforskeren kun være tilknyttet digitalt skal de skrive under en "individual work agreement". Avtalen finnes på teamet Internasjonal rekruttering og mottak. 

    • kommer gjesteforskeren fra et risiko-land (utenfor EU/NATO) eller skal jobbe på et fagområde med behov for egne sikkerhetstiltak? Kontakt omiss@oslomet.no eller nettverket for ansvarlig internasjonalisering for rådgivning. 

    • Det anbefales å gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse i forkant, for å vurdere risikoen for det forestående internasjonale samarbeidet. OsloMets ROS-analyse-mal kan benyttes eller du kan ta kontakt med omiss@oslomet.no for allerede utarbeidet mal for gjesteforsker-invitasjoner.

    • kommer gjesteforskeren fra et risiko-land må det utføres en bakgrunnssjekk. 

    • hvordan skal gjesteforskeroppholdet finansieres? Finansiering kan være fra et stipend, fra egen institusjon, fra et forskningsprosjekt eller fra egne oppsparte midler. Denne informasjon skal stå klart og tydelig i invitasjonsbrevet som arkiveres i P360 samt ved registrering av tilganger til OsloMet sine systemer og forskningsdatabaser via Service Now. Før invitasjon sendes må det avklares om gjesteforsker har tilstrekkelige midler til sitt opphold i Norge. Det oppgis egne satser per år på nettsidene til UDI (udi.no).

    • avklare engelsk nivå, muntlig og skriftlig. Anbefaling om minimum C1 nivå av engelsk.

    • kontakte mottakskontoret OMISS for praktisk bistand til on-boarding, bolig, visum, samt spørsmål rundt familie.

    • gjesteforskere utenfor EU som skal være lenger enn 3 måneder må søke oppholdstillatelse hos politiet før oppstart på OsloMet.

    • gjesteforskere som skal ha tilhørighet til OsloMet i 1 år eller mer bør fortrinnsvis, men ikke nødvendigvis, komme fra en av våre samarbeidsinstitusjoner. 

    • prosess for kvalitetssikring av gjesteforskere fra risiko-land knyttet til eksportkontroll må følges. Ansvaret ligger hos ansvarlig leder. Kvalitetssikring av hver enkelt gjesteforsker skal inkludere dokumentsjekk, referansesjekk samt bakgrunnssjekk ved behov.

    • er gjesteforskeren mottaker av et SAR stipend? Kandidaten følger interne rutine for gjesteforskere men mottar lønn via FN stipend.

    Rutine for invitasjon og mottak av gjesteforskere

    Følgende dokumenter skal signeres av leder og gjesteforsker samt arkiveres på samme tidspunkt i P360 av HR rådgiver:

    • invitasjonsbrev - gjesteforskere, uansett landtilknytning, skal ha et invitasjonsbrev underskrevet av leder med budsjett disponeringsmyndighet (BDM) som viser tilknytning til avdeling og forskningsprosjekt samt kilde til finansiering. Maler ligger i teamet Internasjonal rekruttering og mottak. 

    • taushetserklæring - alle gjesteforskere skal skrive under taushetserklæring som du finner på våre rekrutteringssider og på teamet Internasjonal rekruttering og mottak.

    • kontor-avtale - gjesteforskere som skal være fysisk på OsloMet må skrive under en avtale om kontorplass. Denne ligger i teamet Internasjonal rekruttering og mottak.

    • ID-dokumenter: For internasjonale gjesteforskere er kun pass gyldig ID. Det må tas kopi av gyldig ID som lagres på sak i P360.

    • bakgrunnssjekk - i de tilfeller dette er gjennomført skal dette også arkiveres. Bakgrunnssjekk bestilles via Min bestilling på våre nettsider, velg fanen "bakgrunnssjekk", og dekkes av mottakende enhet.

    I tillegg skal følgende rutiner utføres:

    • gjesteforskere skal alltid benytte seg av OsloMets egne IT-utstyr under hele gjesteoppholdet ved institusjonen.

    • alle, uansett digital eller fysisk deltakelse, må lese og forstå sikkerhetsinstruksen.

    • gjesteforskere skal ha begrenset tilgang til våre systemer og databaser og registreres  av lokal HR i tilgangssystemet Service Now med gjeste-konto med oppstart og sluttdato, samt informasjon om finansieringskilde for oppholdet. Registrering av gjesteforskere i Service Now gjelder uansett lengde på opphold. Merk at for gjesteforskere som skal jobbe digitalt fra et annet land er det noen land hvor det ikke er mulig å arbeide fra da våre Microsoft skytjenester ikke fungerer i alle land. 

    • dersom gjesteforsker skal ha tilgang til laboratorier skal dette avklares med nærmeste leder og bestilles via adgangssystemet BAS av lokal HR.

    Alle gjesteforskere bør gå igjennom basisopplæring i sikkerhet (sikresiden.no). Den er tilgjengelig på norsk og engelsk. Det anbefales å lese om forebyggende arbeid rundt spionasje og eksportkontroll (sikresiden.no).

    Når man velger å ta imot en gjesteforskere er det viktig å lese seg opp på bakgrunnen til kandidaten, både for å være forberedt på kulturelle forskjeller og forventninger, og for å forstå det som kan oppstå rundt sikkerhetsbildet. Her finner du informasjon om alle land (landinfo.no).