Eksamensplanlegging rutinebeskrivelser - Ansatt

Rutinebeskrivelser for eksamensplanlegging

Rutinebeskrivelser for eksamensplanlegging

Her finner du rutinebeskrivelsen for eksamensplanlegging.

Alle eksamenstimeplaner legges i timeplanleggingssystemet TP (timeplan) som driftes av universitetssamarbeidet BOTT

Vi anbefaler alle å lese retningslinjene for eksamens- og timeplanlegging. Retningslinjene ble fastsatt 28.01.2019.

Sjekk brukerveiledning for eksamensplanlegging i TP og ressurssidene for TP på bott-samarbeidet.no.

  • Frister

    Hovedbestilling

    Frist for oppretting av vurderingsenheter i FS

    • 15.04 for høstsemesteret 
    • 15.10 for vårsemesteret 

    Frist for registrering av informasjon i TP

    • 30.04 for høstsemesteret 
    • 01.11 for vårsemesteret 

    Publiseringsfrister

    Presentering i TP

    • 15.05 for høstsemesteret 
    • 15.11 for vårsemesteret

    Verifisering fra fakultetene på presenterte datoer

    Innen 1 uke etter presentering i TP. 

    Publisering i FS og Studentweb

    • 01.06 for høstsemesteret
    • 01.12 for vårsemesteret

    Tidlig hovedbestilling

    Tidlig hovedbestilling er en bestillingsrunde for eksamener som gjennomføres i januar og starten av februar (uke 1 til og med 7) og konteperioden i august (uke 31 og 32, ofte fra 1. til 14. august). Denne bestillingen skjer tidligere enn vanlig hovedbestilling. I motsetning til vanlig hovedbestilling er det ingen dato for presentering i TP, kun frist for registrering av informasjon og publisering i FS.

    Frist for registrering av informasjon i TP

    • 15.03 for høstsemesteret
    • 15.10 for vårsemesteret

    Publisering i FS

    • 25.03 for høstsemesteret
    • 25.10 for vårsemesteret
  • Vurderingsform

    Skriftlig skoleeksamen under tilsyn må registreres i TP. Andre eksamensformer anbefales at registreres i TP grunnet kollisjonssikring (studentgrupper).

    Skriftlig skoleeksamen 

    • Denne typen eksamen kan kun gå over én dag 
    • Aktiviteten trenger et rom 
    • Må meldes inn i TP:Eksamen innen gitte frister

    Muntlig vurdering 

    • Denne typen eksamen kan gå over et datointervall (flere dager) 
    • Aktiviteten trenger et rom (fakultet bestiller egne rom til muntlig/praktisk eksamen)
    • Anbefales å bestille i TP:Eksamen (etter hovedbestilling av skoleeksamen)

    Hjemmeeksamen, oppgaver o.l.

    • Denne typen eksamen kan gå over et datointervall (flere dager)
    • Aktiviteten trenger ikke et rom 
    • Anbefales å bestille i TP:Eksamen (etter hovedbestilling av skoleeksamen)
  • Prosedyrer for eksamensplanlegging

    Fakultetene registrerer data i FS

    • Emner som skal ha vurdering må ha vurderingsenhet(er) i FS. Fakultetsadministrasjonen henter vurderingsenheter fra FS til TP i henhold til brukerveiledning.  
    • Dersom eksamen skal være digital må digitalt eksamenssystem være utfylt med Inspera i vurderingsenheten i FS.  

    Fakultetene registrerer data for sine vurderingsenheter i TP etter overføringen fra FS (se punkt over)

    • registrerer varighet 
    • registrerer forventet antall kandidater 
    • registrerer alternative uker for avvikling av skoleeksamen 
    • kobler til aktuelle studentgrupper 
    • registrerer utilgjengelige datoer ved behov 
    • registrerer eksamener som skal gå på samme tid, ved behov 
    • registrerer eksamener som skal gå i en bestemt rekkefølge, ved behov 
    • for andre vurderingsformer enn skoleeksamen registreres dato og klokkeslett for innlevering og eventuelt uttak og bestilles i TP
    • For registreringsfrist i TP: Se frister over.
    • Endringer skal ikke gjøres i FS etter at hovedbestilling er gjort i TP 

    Hovedbestilling: På bakgrunn av data fra fakultetene blir det utført automatisk timeplanlegging av skoleeksamen i TP av fellesadministrasjonen. Romressurser og datoer fordeles automatisk i henhold til følgende kriterier: 

    • Studentgrupper (en studentgruppe tilknyttet en eksamen vil i utgangspunktet lage minst én dags pause før neste eksamen i studentgruppen) 
    • Antall studenter (rommet må være stort nok) 
    • Eventuelle særkrav (for eksempel Inspera) 

    Fakultetene er selv ansvarlige for å legge inn studentgrupper, studentantall og varighet samt eventuelle særkrav. Opplæring vil bli gitt ved behov hvert semester i eksamensplanleggingsperioden. Da kan eksamensplanleggingsverktøyet foreta en automatisk fordeling av romressurser og eksamensdatoer. Dette for å sikre best mulige eksamensplaner for studentene og romutnyttelse på eksamensrommene. 

    Fellesadministrasjonen reserverer eksamensrommene for skoleeksamen under tilsyn i TP: Rombestilling. 

    • Forslag til eksamensplan presenteres av fellesadministrasjonen i TP innen gitte frister.
    • Forslaget bekreftes av fakultetene senest innen en uke etter presenteringsfristen. Planen justeres av fellesadministrasjonen ved behov, dersom det er mulig. 

    Merk at data som bestilles i TP:Eksamen overstyrer data i FS (Se informasjonsboks om autorative data i FS og TP) 

  • Publisering av eksamensplan for skoleeksamen under tilsyn

    • Fellesadministrasjonen publiserer endelige eksamensdatoer innen gitte frister.
    • Datakilden for publisering er FS. 
    • Fellesadministrasjonen romplasserer kandidater ca. en uke før skoleeksamen. 
  • Høysesong og skoleeksamensfri

    • Høysesong høst er ca. uke 47-51
    • Høysesong vår er ca. uke 18-24
    • Påskeuken er skoleeksamensfri samt påfølgende tirsdag og onsdag.  
    • Lille julaften og første arbeidsdag i januar er skoleeksamensfrie.