Bestillingsrutiner for IKT-utstyr og programvare

Innhold

1. Utstyr du bestiller via IT-servicedesk

1.1 IKT-avdelingen betaler

1.2 Bestillingsrutine for IKT-utstyr

1.3 Eget fakultet/enhet betaler

2. Utstyr du bestiller via eget fakultet/enhet

2.1 Spesialutstyr du bestiller via eget fakultetet/avdeling

3. Slik godkjenner ledere ikt-bestilling

1. Utstyr du bestiller via IT-servicedesk

PC-er, telefoner, nettbrett og programvare skal bestilles via IT-servicedesk og Min bestilling.

1.1 IKT-avdelingen betaler

• Standard bærbar PC og tilbehør, eksempelvis bærbar PC med docking og skjerm.
• Les om PC ved spesielle behov*.

Standard tilbehør:

• Webkamera
• Hodetelefon
• Høyttalere
• Tastatur
• Mus
• MS Office og diverse standard programvare.

Hva slags IKT-utstyr kan du bestille?

Bestillingsoversikten på denne siden gir deg veiledning i hvilke standard utstyr du kan bestille via IT-servicedesk og eget fakultet/enhet, og hvilke betalingsrutiner som gjelder for de ulike enhetene.

 

1.2 Bestillingsrutine for IKT-utstyr og programvare

1. Bruker bestiller IKT-utstyr og prgramvare via Min bestilling.
2. Bestillingen blir teknisk godkjent hos IT-servicedesk.
3. Bestillingen blir økonomisk godkjent hos leder.
4. Bestillingen går til IKT-innkjøpsansvarlig for bestilling hos leverandør. Vær oppmerksom på at leveringstid påløper.
5. Levering av vare/programvare til IT-servicedesk.
6. Bestillingen klargjøres hos IT-servicedesk og registreres på bruker.
7. Bruker mottar beskjed fra IT-servicedesk om at bestillingen er klargjort og kan hentes/tas i bruk

Illustrasjonsbilde av bestillingsrutine av ikt-utstyr.

1.3 Eget fakultet/enhet betaler

• PC – tilleggsdatamaskin og datamaskin som ikke er standard*
• Ekstra skjerm (skjerm nummer to, tre osv.)
• Ekstra hardware (prosessor, harddisk, dockingstasjon osv.)
• Lab- og studentmaskiner
• Programvare og lisenser som ikke er standard –  oversikt over tilgjengelige programvarelisenser på OsloMet.
• Nettbrett, ikke tilbehør
• Eksterne harddisker

2. Utstyr du bestiller via eget fakultet/enhet

Diverse datarekvisita, dvs. tilleggsutstyr/tilbehør til PC/nettbrett/mobiltelefon, som må bestilles via lokal innkjøper:

• Adapter/overgang
• Høyttaler/headset som ikke er standard
• Ekstern lagring (ekstern disk, minnekort/minnepinne o.l.)
• Mus som ikke er standard
• Tastatur som ikke er standard
• Ladere
• Tegnebrett
• Tilbehør til nettbrett
• Tilbehør til mobiltelefon (deksler, ørepropper e.l.)
• Tilbehør til bærbare (vesker e.l.)

Mer informasjon om datarekvisita.

Kontakt lokal innkjøper

For bistand til innkjøp via eget fakultet/enhet, se oversikt over lokale innkjøpere.

2.1 Spesialutstyr du bestiller via eget fakultetet/avdeling

Spør Medieseksjon eller Auditoriehjelpen om råd før bestilling.

• Smartboard
• Videokamera
• TV
• Videospiller
• Prosjektor
• Fotoapparat
• Lydopptaker

NB! Utstyr som er omtalt her skal ikke kjøpes andre steder. Alle innkjøp ved OsloMet er underlagt lov og forskrift om offentlige anskaffelser.

Dette innebærer at OsloMet i alle innkjøp må følge noen grunnleggende krav og følge bestemte prosedyrer. Se regelverket for detaljer.

Kontakt lokal innkjøper

For bistand til innkjøp via eget fakultet/enhet, se oversikt over lokale innkjøpere.

*Ved behov for mer enn én PC eller spesial-PC:

1. Hovedregelen er at tilsatte får én bærbar PC. Noen ansatte kan ha behov for en stasjonær og en bærbar (eller nettbrett), men dette er unntak og skal godkjennes av leder.
2. Fakultet/enhetbelastes for maskin nummer to og spesial PC-er.
   Dersom spesial-PC er den tilsattes primære enhet kan IKT-avdelingen internfaktureres for prisen av standardmodellen - ca. 8000,- per 2019. 
   I enkelte tilfeller kan det være rimelig å kreve at IT-servicedesk skal betale hele kostnaden for ikke standard-PC. Dette vil i hovedsak gjelde dersom det er behov for spesiell tilrettelegging grunnet funksjonsnedsettelser o.l.  Henvendelser om dette sendes til itservicedesk@oslomet.no.
3. IKT-utstyr kan ikke utplasseres på permanent basis andre steder enn i OsloMets lokaler. Eneste unntak er dersom fjernarbeid (hjemmekontor) er innvilget av HR, se skjema for fjernarbeid (hjemmekontor) her (.pdf).
4. Det er ikke anledning til å ha tre maskiner eller to bærbare (inkl. nettbrett). Dette strider mot hva som er fornuftig funksjonelt og kostnadsmessig forsvarlig. Slike tilfeller skal forelegges fakultets-/avdelingsledelsen som skal gi særskilt begrunnelse.

NB! Ofte henvises det til at tilsatte har fått midler til maskiner gjennom finansierte prosjekter. Dette fritar en ikke fra reglene om antall maskiner eller at det skal installeres med OsloMets oppsett.

Det er ikke finansieringsmodellen alene som bestemmer hvor mange maskiner en ansatt har eller hvordan maskinene skal benyttes, men det faktum at de benyttes i OsloMets nettverk og informasjonssikkerhetshensyn, og med pålegg fra Datatilsynet og Riksrevisjonen om registrering og kontroll.

3. Slik godkjenner ledere IKT-bestilling

3.1 Varsling av innkjøp

Varsling av innkjøp som må godkjennes kommer på e-post.

Klikk på lenken i e-posten du har mottatt (lenke: bestill.hioa.no/review.php) for å gå til siden der du godkjenner eller kansellerer bestillingen.

1. Logg på for å godkjenne bestilling.
2. PåloggingsID: OsloMet-brukernavn og passord.

3.2 Godkjenningsoversikt

I menylinjen øverst på siden ser du hvor mange innkjøp du må godkjenne.

• Klikk på bestillingen for å se detaljene, og komme til selve godkjenningsdelen.

3.3 Bestillingsinformasjon

I varelinjen kan du se detaljene i bestillingen.

• Klikk på "i"-ikonet for ytterligere informasjon.
• Velg deretter "Godkjenn bestillingen" eller "Kanseller bestillingen".

3.4 Konteringsinformasjon og godkjenning

Til slutt oppgir du konteringsinformasjon.

• Klikk "Godkjenn" for å fullføre.