Brukerveiledning for bestilling av mat, blomster og bøker

På velkomstsiden av løsningen står det noen generelle tips, les dem først:

1. Bevertning (Gastro Catering):

• Bevertningsskjema (.docx) skal alltid legges ved alle matbestillinger. Det er et lovkrav å oppgi dokumentasjonen som etterspørres i skjemaet. Fyll det ut og last opp senere i prosessen. Du må mellomlagre skjemaet på ditt eget område før du laster det opp. Du kan også laste opp flere vedlegg der.
• Vennligst oppgi anledning/formål i feltet intern melding når du kommer til utsjekk.

2. Blomster (Mester Grønn):

• Ønsker du å legge ved kort til en blomsterbestilling, oppgi ønsket tekst i feltet "merknad til leverandør" når du kommer til utsjekk.
• Hvis blomstene skal sendes til noen andre enn deg selv, må du legge inn mottaker sitt mobilnummer i adressefeltet. Da må velge "Egendefinert adresse" og ikke en av adressene som allerede ligger inne i nedtrekksmenyen.
• Vennligst oppgi anledning/formål i feltet "intern melding" når du kommer til utsjekk.

3. Bøker (Akademika):

• På leveringsdato kan du legge inn dagens dato, boken kommer uansett med én gang den er tilgjengelig. Leveringsdato får du på ordrebekreftelsen.
• Har du allerede hentet bøker på Akademika, vennligst oppgi følgeseddelnummer i feltet "merknad til leverandør" når du kommer til utsjekk.

Husk å følge med på at du mottar ordrebekreftelse fra leverandøren slik at du kan være sikker på at bestillingen er mottatt. Denne kommer på e-post. Hvis du ikke har mottatt ordrebekreftelse i løpet av to arbeidsdager, ta kontakt med din bestiller.

Man kan ikke legge inn varer fra flere leverandører i samme bestilling. Hvis du skal bestille både mat og blomster, for eksempel, må du lage to bestillinger.

1. Velg nettbutikk

• For å begynne å handle, trykk på logoen til ønsket leverandør på forsiden.
• Frister for bestilling og annen informasjon i forbindelse med levering finner du på forsiden til den enkelte leverandørs nettbutikk.

2. Legg varer i handlekurv

• Følg anvisningen i nettbutikken og legg varer i handlekurven.
• Når handlekurven er klar, sender du den til bestiller ved å trykke på «Send til innkjøpssystem» eller «Gå tilbake til innkjøpsapplikasjon», avhengig av hvilken nettbutikk du er inne i. De ulike nettbutikkene bruker forskjellige begreper for å flytte bestillingen til neste trinn.
• Handlekurven blir overført tilbake til forsiden du startet på.
• Sjekk handlekurven nøye og sørg for at den ikke inneholder varer fra tidligere bestillinger eller varer fra flere forskjellige nettbutikker. Man kan kun sende bestilling til én leverandør om gangen.
• Til høyre på forsiden finner du et sammendrag av din handlevogn. Her kan du slette varer, eller gå videre til "utsjekk".

3. Utsjekk

• Leveringsdato: her legger du til ønsket mottaksdato, vær nøye med denne.
• Intern melding:  her legger du inn formål/anledning med bestillingen - for eksempel "Ansatt 60 år". Denne meldingen går ikke til leverandøren, men din godkjenner vil se den.
• Merknad til leverandør: her legger du inn informasjon om allergier og andre beskjeder til leverandør som er relevante for bestillingen. Her legger man også inn teksten man ønsker på kortet når man sender blomster, eller tekst på kake eller lignende.
• Arbeidsordre: søk på nummer eller tekst. Spør din bestiller eller leder hvis du ikke vet hvilken arbeidsordre du skal bruke. 
• Leveringsadresse: velg fra nedtrekksmenyen. Hvis leveringen, for eksempel blomsten, skal til en annen leveringsadresse, velg "Egendefinert adresse" og fyll ut adressen der. Her legger du også mobilnummer til mottaker.
• Når du skal kjøpe mat og drikke må du laste opp bevertningsskjema (.docx) som vedlegg til bestillingen. Du kan også laste opp deltakerliste og program i tillegg til bevertningsskjemaet, eller kopiere det inn i bevertningsskjemaet. Dette kan også gjøres i etterkant på en eksisterende bestilling, hvis du får beskjed fra din bestiller om at du har glemt det.

4. Opprett ordre

• Når alt er fylt ut trykker du på "Opprett ordre".
• Nå har bestillingen blitt sendt til din bestiller som behandler den videre i innkjøpssystemet
• Følg med på at du får en ordrebekreftelse fra leverandøren i tillegg til den automatiske meldingen du får når du trykker på "Opprett ordre".
• Hvis du skal endre på en bestilling, må du kontakte din bestiller, det kan du ikke gjøre i Min bestilling.

Status på bestillingen finner du under "Bestillinger". Forklaring på de ulike statusene er som følger:

• «Klar for bestilling» - Bestillingen er sendt til innkjøpssystemet, og venter på godkjenning fra leder.
• «Mottatt/delvis mottatt» - Bestillingen en sendt videre til leverandør.
• «Kansellert» - bestiller eller leder har kansellert bestillingen, den er ikke sendt videre til leverandør. Hvis du selv ønsker å kansellere din bestilling, må du kontakte din bestiller.

Bestillingene får et fire-sifret ordrenummer med "P" foran.  Dette er ikke et bestillingsnummer, dette får du når din bestiller har opprettet bestillingen i bestillingssystemet og sendt den til leverandør. Når du åpner bestillingen kommer det opp tre prikker øverst til høyre. Trykk her og velg "UBW-informasjon". Da vil ordrenummer dukke opp. Dette kan brukes til kommunikasjon med din bestiller og for eksempel opplasting av vedlegg i etterkant.