Administrasjon for framtida

Bakgrunn

Som en følge av HiOAs ambisiøse Strategi 2024 er effektiv bruk av administrative ressurser, og administrativ samhandling på tvers, blitt satt i fokus. Departementets innsparingskrav i forbindelse med avbyråkratiseringsreformen stiller også krav om innsparinger i administrasjonen.

Styret har vedtatt at HiOA skal tilstrebe et forholdstall på 2,3 vitenskapelige årsverk per administrativt årsverk slik at flere ressurser går til kjernevirksomheten undervisning, forskning og formidling.

Mål

Programmet Administrasjon for framtida er utformet for å bidra til at HiOA når to mål:

Utnyttelse av administrative ressurser som er mer effektiv og samsvarer med høgskolens satsningsområder
Mer administrativ samhandling på tvers

Målene skal nås innen utgangen av 2019.

Organisering

Administrasjonsprogrammet har tre programområder som samler og iverksetter parallelle tiltak:

Omstilling:

Tiltak som reduserer andelen administrativt ansatte i forhold til andelen vitenskapelig ansatte, uten bruk av oppsigelser. Programmets rolle er blant annet å støtte og styrke lederne i sin rolle under en omstilling.

Forbedring og effektivisering:

Tiltak som lar oss jobbe "smartere", herunder digitaliseringsprosjekter. Mange administrative forbedrings-, effektiviserings- og digitaliseringsprosjekter pågår på HiOA. Programmet Administrasjon for framtida har en samordnende rolle for å sørge for at pågående forbedringsprosjekter ivaretar et helhetsperspektiv og lik praksis på tvers av organisasjonen. Programmet har også et ansvar for at effektene av ulike forbedringsprosjekter tas ut på en måte som bidrar til at HiOA når målene styret har satt.

Gevinstrealisering:

HiOA skal ha styringsmekanismer som sørger for at institusjonen får nytte av de ressursene som blir frigjort gjennom omstillings- og forbedringstiltak (programområde 1 og 2). Programmet har en rolle i å sørge for at frigjorte ressurser blir overført til satsningene HiOA har besluttet å prioritere.

Omstilling – rammer og virkemidler

Fra og med høsten 2017 implementeres flere omstillingstiltak for at styrets målsettinger skal kunne oppfylles.
Det er inngått en omstillingsavtale mellom de tillitsvalgte og ledelsen ved HiOA. Omstillingsavtalen (pdf) gir rammer for hvordan omstilling kan gjennomføres og hvilke virkemidler som kan brukes.
Partene er enige om at ingen skal miste jobben som en direkte konsekvens av omstillingsprosessen.

Rolle og mandat

Administrasjonsprogrammet har et ansvar for at HiOA oppfyller styrets vedtak, og har mandat til om nødvendig å legge føringer for andre pågående prosjekter som angår arbeidsprosesser, digitale løsninger for administrative funksjoner og organisering av oppgaver.

Administrasjonsprogrammet bidrar også med støtte og veiledning og vil samarbeide tett med både porteføljestyringskontoret, linjeorganisasjon og prosjekteiere på HiOA.

Programmet har en samordnende rolle og et særlig ansvar for å ivareta følgende føringer og prinsipper:

Helhetsperspektiv: Sikre at endrings- og utviklingsaktiviteter har et bredt nok fokus.
Brukerorientering og forenkling: Brukernes behov skal danne utgangspunkt for det administrasjonen gjør både sentralt og lokalt, og prosesser skal ha enkelhet for alle involverte i fokus.
Lik praksis: Programmet skal arbeide for økt organisatorisk fleksibilitet gjennom standardisering og lik praksis på tvers.
Hensiktsmessighet: Programmet skal ikke unødig tillegge vitenskapelig ansatte administrative oppgaver. Men også vitenskapelig ansatte vil være del av programmets aktiviteter og kan oppleve at egen arbeidspraksis blir endret.
Forankring og involvering: Gjennom gode involverende prosesser og åpen dialog skal løsningene finnes i samarbeid mellom organisatoriske nivåer og enheter.