SAP-portalen og DFØ-appen
OsloMet bruker selvbetjeningsløsningene fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring. De er Selvbetjeningsportalen (dfo.no) og DFØ-appen (dfo.no).
I OsloMet kaller vi Selvbetjeningsportalen for SAP-portalen.
Pålogging til SAP-portalen skjer via Feide. Første gang du logger på vil du få spørsmål om å velge virksomhet, da velger du først Feide og deretter OsloMet. Er du ikke registrert i Feide, får du ikke logget på SAP-portalen.
-
SAP-portalen - Selvbetjeningsportalen
Hjelp og veiledere til SAP-portalen finner du på DFØs sider om selvbetjeningsportalen.
Opplæringsfilmer om selvbetjeningsportalen (youtube.com).
Merk at du kan endre språk i SAP-portalen ved å trykke på globus-symbolet øverst til høyre i skjermbildet.
-
DFØ-appen
DFØ-appen er den mobile versjonen av SAP-portalen og er svært enkel å bruke.
Merk at du kan endre språk i DFØ-appen ved å scrolle ned til "Innstillinger" og velge "Språk i appen". Der kan du endre mellom norsk og engelsk språk.
Ta i bruk DFØ-appen
- Første gang: Logg inn via ID-porten med sikker pålogging: MinID, BankID eller BankID på mobil eller Buypass ID i mobil.
- Etter pålogging: Velg firesifret PIN-kode.
- Denne PIN-koden bruker du hver gang du logger på DFØ-appen.
Hva kan du gjøre i appen?
- registrere arbeidstimer
- sende fraværssøknader
- Skal du søke om fravær for sykt barn (under 12 år) må de registreres i portalen
- endre noen personlige opplysninger - de fleste styres av opplysninger i offentlige registre
- lese og laste ned lønnsslipp
- sjekke tidssaldo
- registrere overtid
- endre egen bankkonto
- registrere og levere reiseregning
- registrere refusjon av utgifter
- overføre feriedager
- sende reisesøknad
- sende godtgjørelse
- registrere ekstra skattetrekk
- godkjenningsfunksjoner for ledere
- registrere stedfortredergodtgjørelse for ledere
- bestille kontrakter for timelønnede og oppdragstakere
Hva kan du ikke gjøre i appen og må gjøres i SAP-portalen?
- Lese og laste ned årsoppgave
- Sende permisjonssøknader
- Godkjenne permisjonssøknader
- Sende oppsigelse
- Registrere sidegjøremål
-
SAP-portalen for nyansatte
Du aktiveres som bruker av SAP-portalen fra den datoen du ansettes i OsloMet. Når du fratrer, opphører tilgangen.
Nyansatte må registrere sine personlige opplysninger om kontaktperson og egne barn under 12 år i "Arbeidsforhold" og "Mine opplysninger". Registrering av egne barn er nødvendig for at fraværskvoten "sykt barn" skal kunne brukes. Fraværskvoten gjelder til og med det året barnet fyller 12 år.
Se DFØs sider om Tid og fravær (dfo.no)
-
Selvbetjening i SAP-portalen: timelønn, lønnslipp, tjenestereiser, refusjon og godkjenning av reiser, og mer
Tid og fravær
Tidsregistrering og fraværssøknader registreres i SAP-portalen og DFØ-appen.
Se generelle veiledninger om tid og fravær (dfo.no). Husk at du dersom du har barn under 12 år må du registrere disse i portalen for å kunne søke fravær på grunn av sykt barn.
Tid og fravær håndteres av HR-fellestjenester i OsloMet.
Permisjonssøknader
Permisjonssøknader sendes i SAP-portalen.
Oppsigelse
Oppsigelse sendes i SAP-portalen.
Sidegjøremål
Sidegjøremål registreres i SAP-portalen.
Ekstra skattetrekk
Ekstra skattetrekk registreres i SAP-portalen og DFØ-appen.
Timelønn
Timelønnede leverer digitale timelister i DFØ-appen.
Lønnslipp
Lønnsslipper finner du i DFØ-appen under "Utbetaling". Bruk nedlastingsikonet øverst til høyre dersom du vil laste ned lønnsslippen.
Lønnsslipper finner du i SAP-portalen under "Lønnsslipper". Bruk nedlastingsikonet nederst til høyre dersom du vil laste ned lønnsslippen.
NB: Lønnslipper er tilgjengelige i SAP-portalen så lenge du er ansatt i OsloMet. Når du fratrer, mister du tilgangen til DFØ selvbetjeningsløsninger. Derfor er det tilrådelig å lagre lønnsslippene på eget utstyr før din ansettelse utløper.
Reisesøknader og reiseregninger
Reisesøknader og reiseregninger sendes i SAP-portalen.
Alle bestillinger, inkludert reiser, skal være forhåndsgodkjent av lederen for budsjettenheten som belastes. Bruk SAP-portalen til forhåndsgodkjenning av reiser.
Merk: dersom du ønsker forskudd på reise, er dette en egen funksjon under reisesøknad. Godkjenning av reisesøknad betyr ikke automatisk utbetaling av reiseforskudd.
Utgiftsrefusjon
Utgiftsrefusjoner for utlegg sender du i SAP-portalen og DFØ-appen.
Godtgjørelser
Godtgjørelser er utbetalinger eller naturalytelser i tillegg til lønn, og sendes i SAP-portalen og DFØ-appen.
-
Registrere kontaktperson/ nærmeste pårørende og endre adresse i SAP-portalen/DFØ-appen
Kontaktperson/ nærmeste pårørende
Vi ber deg om å registrere kontaktpersoner/ nærmeste pårørende under "Mine opplysninger" i portalen. Det er viktig for OsloMets beredskapsplanlegging at kontaktpersoner blir registrert.
Adresse
Se veileder på Mine opplysninger | DFØ (dfo.no). Merk at du ikke får endret på allerede registrert adresse, men må klikke på "Legg til ny adresse" og så velge "Bostedsadresse".
NB: Du må i tillegg melde ny adresse til dokhjelp@oslomet.no, for at fysiske brev som sendes deg skal komme til riktig adresse.
-
DFØ Innsikt for HR og lønn
Fagbrukere i SAP kjernesystem har tilgang til DFØ Innsikt for HR og lønn (dfo.no). Det gir samme informasjon som til ledere, men kan gi større utvalg, avhengig av hvilke lesetilganger du som fagbruker har i SAP kjernesystem.
-
SAP-portalen og DFØ-appen for ledere
Noen funksjoner er bare tilgjengelige for ansatte med lederroller, mens andre er tilgjengelig for alle, men bare aktuelt å bruke for ledere. De følgende er unike eller spesielt viktige for ledere:
Stedfortreder i SAP-portalen og DFØ-appen
Det er viktig å sette opp stedfortreder i SAP-portalen, slik at godkjenninger ikke stanser opp i ferieperioder og ved uplanlagt fravær.
NB: Den som er stedfortreder må ha rettigheter på samme organisatoriske nivå som den lederen de fungerer for - det vil si at en instituttleder må ha en annen instituttleder som fungerer i deres fravær, en studieleder må ha en studieleder osv.
Se veileder veiledning til å sette opp stedfortreder i SAP-portalen (dfo.no)
Godkjenning i SAP-portalen og DFØ-appen
Ledere må jevnlig godkjenne fraværssøknader, permisjoner, kontrakter osv. i innkurven i SAP-portalen.
Se veileder til å godkjenne fravær, overtid og reisetid (dfo.no)
Stedfortredergodtgjørelse i DFØ-appen
Ledere kan registrere stedfortredergodtgjørelse for sine ansatte i DFØ-appen. Her kan man registrere hvem som skal fungere for hvem, og i hvilken periode.
Se videoveiledning om hvordan man registrerer stedfortredergodtgjørelse (youtube.com).
Brukerveiledning for ledere finner du på DFØ sin nettside.
- NB I: Under "Avlønning" skal man velge "Jeg ønsker at HR/lønn legger inn lønn". Da blir saken behandlet etter OsloMet sitt regelverk. Merk at HR legger inn riktig lønn og så vil saken gå i retur til leder, slik at leder kan se hva lønnen blir, og må godkjenne denne, før den går til utbetaling.
- NB II: Ledere må fortsatt sette opp stedfortredere i SAP-portalen ved fravær, se DFØs veileder om hvordan man setter opp stedfortredere (dfo.no).
- Stedfortredergodtgjørelsen blir behandlet av HR, som kan velge mellom å behandle den i DFØ-appen eller i SAP-portalen.
Brukerveiledning for godkjennere av stedfortredergodtgjørelse
- Brukerveiledning for godkjennere for DFØ-appen (dfo.no)
- Brukerveiledning for godkjennere for SAP-portalen (dfo.no)
- Brukerveiledning for stedfortredergodtgjørelse (GK2) (dfo.no)
DFØ Innsikt for HR og lønn i SAP-portalen
Ledere har to ekstra fliser i SAP-portalen: "Teamkalender", som viser planlagt fravær for kolleger og direkte rapporterende medarbeidere, og markerer jubileumsdatoer (fødselsdag og dato for ansettelse), og "Lederinnsikt for HR og lønn", som gir nyttige rapporter om dine medarbeidere.