Behandling av lydfiler i forskning

Både mobil-appen "Diktafon" og en fysisk opptaksenhet (fysisk diktafon) er begge godkjent for bruk av lydopptak ved OsloMet, men bruken er ikke uten risiko uansett hva du velger å måtte bruke.

Mobil-app "Diktafon", levert av UiO

OsloMet anbefaler Nettskjema-diktafon (uio.no) (diktafon-app) for lydopptak med mindre du ikke har tilgang på diktafon som har tilfredsstillende sikkerhetskrav (les mer under "Utlån og bruk av fysisk diktafon").

• Fullstendig informasjon og veiledning for å ta i bruk mobil-appen finnes på OsloMet sine sider "Kom igang med lydopptak" (student.oslomet.no). Veiledningen gjelder både for deg som er forsker og student ved OsloMet.
• For bachelor- og master oppgaver er Diktafon-appen godkjent for levering av mindre mengder røde data kun til Nettskjema.
• For større prosjekter som gjør innsamling av sensitive (røde) data, forutsettes det levering til levering til TSD.
• Nedlasting av personopplysninger skal ikke gjøres på privat PC.
• Privat mobiltelefon og nettbrett skal aldri brukes til opptak av lyd eller bilde gjennom enhetens innebygde lyd-/bilde-/video-opptakere, selv om enheten tilhører OsloMet. Kun via appen "Diktafon".

Kjente risikoer ved bruk av mobil-app "Diktafon"

En mobil-app har potensielt større sannsynlighet for å feile enn en fysisk diktafon. OsloMet har erfart at slike feil har oppstått ved et misforhold mellom appen- og operativsystemetet på telefonen, noe som kan inntreffe i perioden når for eksempel Apple eller Google lanserer nye versjoner. Det er derfor det er viktig å teste appen i forkant av de opptak man skal gjøre. Særlig hvis det har vært endringer på din mobile enhet siden sist.

Uansett anbefaler OsloMet for "unike opptak" at man har en backup-enhet. Ønsker man å benytte en fysisk diktafon for lydopptak istedenfor, les mer under.

Utlån av fysisk diktafon ved OsloMet

På biblioteket (P48 1. etasje) er det utlån av ulike typer AV-utstyr, blant annet fysiske diktafoner uten minnekort (dette må du kjøpe selv), se nettside IT-hjelp og AV-utlån (oslomet.no).

Hva må du passe på?

Ved behandling av fysisk opptaker må du være bevisst din adferd:

• ikke legge den fra deg på steder hvor du ikke har kontroll på opptakeren,
• lås kontoret hvor den oppbevares,
• ikke lån opptaker ut til uvedkommende osv.

Sikkerhet ved bruk av fysisk diktafon

Ingen av utlåns-diktafonene ved P48 har i dag tilfredsstillende sikkerhet dersom enheten skulle komme på avveie. Dette fordi de mangler pin-kode og kryptering.

Anbefalt type fysisk diktafon

For forskningsgrupper som ønsker å benytte fysisk diktafon i sine prosjekter anbefaler vi at man går til innkjøp av en enhet som tilfredsstiller kravene om pinkode og kryptering (eksempelvis Olympus DM-720 og Sony PX4700, ekstra minnekort på 4 GB er tilstrekkelig). 

SIKT anbefaler i flere prosjekter å instruere de intervjuede til ikke å gi opplysninger som vil øke sannsynligheten for gjenkjennelse. For eksempel opplysninger om geografi som stedsnavn og institusjon intervjuede er knyttet til skal ikke oppgis uten at det er nødvendig for datamaterialet.

Opptaker kan brukes til flere prosjekter samtidig hvis den brukes kun av en person. Men det anbefales at opptak overføres til kryptert enhet (minnepenn, ekstern harddisk), TSD eller at intervju transkriberes så snart som mulig, slik at opptak kan slettes fra diktafon.

Se kryptering av epost, filer og dokumenter.

Minnebrikker eller disken i lydopptaksutstyr kan til vanlig ikke krypteres.

Dersom en opptaker brukes av flere personer samtidig, skal den kun brukes til ett prosjekt av gangen. Opptakene skal overføres på kryptert enhet og slettes på diktafon så snart som mulig etter opptak. Dersom diktafon skal brukes i nye prosjekt skal nye minnekort benyttes. Gamle minnekort destrueres.

Opptaker skal oppbevares i låsbart skap når den ikke er i bruk, se nedenfor om lagring av lydfiler. Andre krypterte lagringsenheter skal også oppbevares i låsbare skap.

Lydfiler med sensitive personopplysninger skal ikke redigeres eller lagres ukryptert på PC tilknyttet nett.

Lydfiler kan redigeres på stasjonære og bærbare PCer som ikke har nett-tilkobling, enten permanent eller midlertidig. Med midlertidig menes at trådløst nettilkobling er slått av eller nettkabel er tatt ut. Dersom lydfil er mellomlagret på PC, må du sørge for at den blir fullstendig slettet før nett kobles til.

Med permanent menes at det ikke er teknisk mulig å koble PCen til nett. Grad av sensitivitet i materialet avgjør om du bør velge permanent eller midlertidig frakobling fra nett. 

Du må forsikre deg om at uvedkommende ikke er i det rommet redigering foregår.

Data skal anonymiseres eller slettes etter prosjektslutt, og det innebærer at lydfiler skal slettes.

Bruker du en fysisk Lydopptaker må den tas med til IT-servicedesk for å sikre fullstendig sletting.

Data overført til minnekort/minnepinne kan ikke slettes helt sikkert. Etter prosjektslutt skal de destrueres, dersom de ikke skal gjenbrukes av eksakt samme person/personer. Minnekort/minnepinner leveres itservicedesk@oslomet.no for destruering. Ved gjenbruk av eksakt samme person/personer, bruk programmet CCleaner, som er installert på alle OsloMet-datamaskiner, for å fjerne dataene fra minnekortet/minnepinnen.

• Se retningslinjer for informasjonssikkerhet om sletting og makulering.
• Dersom langtidslagring av lydopptak er ønskelig med tanke på oppfølgingsstudier (forskningsformål), skal det søkes godkjenning av SIKT (evt. REK).
• Dersom lydopptak skal brukes til andre formål etter prosjektslutt, som for eksempel i undervisning, må det vurderes om nytt formål er forenelig med opprinnelig formål, hva som skal være rettslig grunnlag osv., samt at behandlingen skal registreres i Ardoq, se OsloMets nettside om personvern.

Lydfiler bør lagres på krypterte minnepenner eller kryptert ekstern harddisk. Enhetene bør lagres i et avlåst arkiv eller et skap som er adgangsregulert. Står skapet i et rom som er alminnelig tilgjengelig, anbefales det å bruke en safe eller at skapet har to dører, slik at det er vanskelig å bryte opp. Dersom skapet oppbevares i et rom som ikke er alminnelig tilgjengelig, kan det være tilstrekkelig med et ordinært låsbart skap.

• Se retningslinjer for informasjonssikkerhet om å lagre sende, dele og slette.
• Skap må være brannsikret og ha brannvarsler og brannslokkingsapparat/sprinkelanlegg i samme rom, dersom råmaterialet er viktige for å sikre etterprøvbarheten.
• Dersom lydopptak lagres på kontoret, skal kontoret låses når du forlater det, se også retningslinjer for informasjonssikkerhet om fysisk sikring av OsloMets lokaler.
• Det bør foreligge en rutine for lagring av nøkler/nøkkelkort til dører og skap.
• Du bør loggføre når, hvem og til hvilket formål hver gang du håndterer lydopptakene.
• Alternativt kan lydfiler lagres på Tjeneste sensitive data (TSD 2.0) (uio.no). Ta kontakt med itservicedesk@oslomet.no for mer informasjon.

Hvis det er ønskelig å bevare dataene for fremtiden, kan lydfiler lagres hos SIKT (sikt.no). Her gis en beskrivelse av hvordan dataene klargjøres for arkivering med blant annet en oversikt over foretrukne filformat og relevant dokumentasjon som skal legges ved, hva som skal fylles ut og signeres og selve forsendelsen. 

Veileder video-, lyd og bildeopptak i helse- og omsorgssektoren (ehelse.no).

Anonymisering av lyd betyr at alle kjennetegn ved stemmen på opptaket fjernes. Det kan gjøres på følgende måte:

Originallyd overføres etter opptak fra lydopptaker til en lydbearbeidings pc som ikke er koblet til nett. Lydopptakene kjøres gjennom en stemmeskifter som avidentifiserer stemmene (OsloMet har per i dag ikke slik programvare). Deretter kan lyden tas ut via mobil disk e.l. og bearbeides videre på PC, uansett om den er koblet til nett eller ikke (PC til dette formålet må bestilles selv). Selv om stemmen er skiftet, kan innhold av det som sies fremdeles gjøre personen identifiserbar. Du må derfor være obs på hva som sies.

Skal materiale transkriberes, og pauser, tonefall med mer vil ha betydning for tolkning av materiale, bør du ikke bruke denne metoden.

NB: I henhold til ny personvernlovgivning må du også ta hensyn til at den fremtidige tekniske utviklingen kan tilbakeidentifisere tidligere stemmeforvrenging. I praksis betyr det at du ikke bør ta lydopptak (heller ikke med stemmeskifter), dersom du skal gjennomføre et prosjekt som skal være helt anonymt fra innsamlingstidspunktet og personvernregelverket ikke skal gjelde.